Kepimpinan projek jarak jauh untuk agensi di negeri lain
Agensi anda berpangkalan di negeri lain, dan anda mahu ketua projek yang bekerja bersama anda dari jauh.
Hantar ringkasan acara kepada kami
Setiap ruangan boleh dibiarkan sebagai Belum diputuskan. Anda menyemak mesej penuh sebelum WhatsApp dibuka.
Pratonton mesej
Hai, saya ingin berbincang tentang sokongan untuk acara yang akan datang. Bantuan diperlukan: Belum diputuskan Jenis acara: Belum diputuskan Kawasan acara: Belum diputuskan Tarikh: Belum diputuskan Anggaran peserta: Belum diputuskan Rujukan: EV-1152 / ms Halaman: https://eventconsultant.com.my/ms/guides/malaysia-wide/remote-leadership-for-agencies/
Jawapan ringkas
Bahagikan kerja kepada tiga bahagian sebelum bermula: apa yang agensi kekalkan, apa yang klien putuskan, dan apa yang diambil oleh ketua projek jarak jauh. Tuliskan sekali sahaja, dan sepakati siapa yang berhubung dengan klien.
Ketua projek jarak jauh boleh mengendalikan pelan, garis masa, penyelarasan pembekal dan log keputusan di sebalik jenama anda. Hubungan dengan klien dan kelulusan akhir ditentukan oleh anda dan klien.
Apa yang boleh diambil oleh ketua projek jarak jauh
Sokongan untuk agensi boleh dijalankan di bawah jenama anda sendiri. Perancangan dibuat dari jauh, dan sokongan di lokasi pada hari acara boleh diatur apabila skop memerlukannya. Skop dipersetujui secara bertulis dengan anda, supaya kedua-dua pihak tahu apa yang diliputi.
- Membina dan mengekalkan pelan projek dan garis masa.
- Memberi taklimat dan menyelaraskan pembekal serta pakar subkontrak mengikut satu pelan.
- Mengemas kini log keputusan, senarai risiko dan senarai tindakan.
- Menyediakan kemas kini status untuk anda sampaikan kepada klien, atau terus kepada klien jika anda bersetuju.
- Menyemak aliran acara, pendaftaran dan pelan ketibaan bersama pasukan anda.
- Hadir pada hari acara, seperti yang dipersetujui.
Apa yang tetap diurus agensi
Anda memegang hubungan dengan klien, kontrak dan jenama agensi. Anda memutuskan apa yang klien lihat, dan dalam bentuk apa.
Anda juga kekal bertanggungjawab atas hala tuju kreatif dan apa-apa yang telah anda janjikan kepada klien, kecuali anda bersetuju secara bertulis untuk memindahkan sesuatu tugas kepada ketua projek. Lihat pengurusan projek di bawah jenama agensi acara untuk melihat cara ia berfungsi.
Apa yang tetap diputuskan klien
Klien meluluskan program, bajet, penceramah dan sebarang perubahan skop. Namakan seorang di pihak klien yang boleh bersetuju, dan seorang yang boleh menolak.
Jika kelulusan mengambil masa, letakkan tarikhnya dalam log keputusan, supaya agensi dan ketua projek dapat merancang di sekelilingnya.
Apa yang tetap diuruskan orang tempatan
Ketua projek jarak jauh tidak menggantikan pasukan venue, pembekal tempatan atau pihak berkuasa tuan rumah. Setiap daripada mereka kekal bertanggungjawab atas kerja masing-masing.
Perancangan dan pengurusan projek boleh dijalankan dari jauh di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan boleh diatur apabila skop memerlukannya. Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban.
Jika tiada sesiapa daripada pasukan anda atau kami berada di venue sebelum acara, namakan seorang wakil tempatan. Lihat apa yang diliputi oleh ketua projek jarak jauh dan apa yang tetap diuruskan pihak tempatan.
Tetapkan cara bekerja bersama
- Sepakati skop secara bertulis, termasuk apa yang tidak dilakukan oleh ketua projek.
- Tentukan siapa yang berhubung dengan klien, dan siapa yang disalin dalam e-mel.
- Tetapkan jadual kemas kini status yang tetap dan satu tempat untuk pelan, log keputusan dan senarai pembekal.
- Sepakati cara perubahan skop dibangkitkan dan diluluskan.
- Tentukan sama ada perjalanan dan penginapan ketua projek termasuk dalam skop. Ia dikenakan caj apabila termasuk. Lihat bagaimana perjalanan dan penginapan dipersetujui.
Hari acara
Tentukan sebelum acara sama ada ketua projek turut hadir pada hari itu. Jika perjalanan hari acara dipersetujui, tulis waktu, tugas dan kepada siapa ketua projek melapor.
Sepakati siapa yang bercakap bagi pihak agensi di lokasi, dan siapa yang memutuskan apabila sesuatu berubah. Jika ketua projek kekal jauh, sepakati bagaimana dan bila pasukan agensi di lokasi boleh menghubunginya.
Gunakan matriks tanggungjawab
Pembina matriks tanggungjawab acara menukar pembahagian ini kepada dokumen yang boleh dikongsi. Untuk konteks lanjut, lihat bila agensi acara patut menambah ketua projek bebas, melindungi hubungan klien dalam kerja di bawah jenama agensi dan perancangan acara profesional di seluruh Malaysia.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah agensi rekaan membahagikan kerja untuk acara klien
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Agensi Fiktif Acara Utara berpangkalan di Pulau Pinang dan memenangi forum dua hari untuk sebuah persatuan rekaan di Johor. Pasukan agensi kecil, dan dua orangnya sudah terikat dengan acara lain pada bulan itu.
Agensi bersetuju bahawa ketua projek jarak jauh akan menguruskan pelan, taklimat pembekal dan log keputusan. Agensi mengekalkan hubungan dengan klien dan hala tuju kreatif. Setiausaha persatuan meluluskan program dan perubahan bajet. Semua bersetuju ketua projek akan hadir pada hari pertama acara, seperti yang ditulis dalam skop.
Gunakan sendiri
Pembahagian tanggungjawab untuk agensi, kliennya dan ketua projek jarak jauh
Salin jadual ini. Ubah mana-mana baris mengikut persetujuan anda. Tulis Belum diputuskan jika ada yang terbuka.
| Tugas | Agensi | Klien | Ketua projek jarak jauh |
|---|---|---|---|
| Hubungan dengan klien dan kontrak | Penanggungjawab | Menandatangani dan meluluskan | Menyokong dengan kemas kini apabila diminta |
| Program dan penceramah | Mencadangkan | Meluluskan | Menjejak keputusan dan tarikh |
| Pelan projek dan garis masa | Menyemak | Menerima kemas kini | Membina dan mengekalkan |
| Taklimat dan penyelarasan pembekal | Bersetuju tentang skop | Meluluskan perbelanjaan | Memberi taklimat dan membuat susulan |
| Perubahan bajet | Mengesyorkan | Meluluskan | Merekodkan dan menandakan |
| Log keputusan dan senarai risiko | Menyumbang | Menyumbang | Mengemas kini |
| Kemas kini status kepada klien | Menghantar atau meluluskan | Menerima | Menyediakan |
| Pelan pendaftaran dan ketibaan | Menyemak | Meluluskan komunikasi | Menyediakan draf bersama pasukan agensi |
| Ketua di lokasi pada hari acara | Bersetuju tentang siapa bercakap bagi agensi | Menamakan pembuat keputusan | Hadir seperti yang dipersetujui dalam skop |
| Perjalanan dan penginapan ketua projek | Bersetuju | Meluluskan jika dikenakan kepada klien | Memberi butiran |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda sendiri mempunyai ketua projek yang ada ruang dalam jadualnya.
- Acara kecil dan klien meluluskan dengan cepat.
- Pembekal anda ialah orang yang sudah biasa anda bekerjasama.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pasukan anda terikat dengan acara lain pada tempoh yang sama.
- Acara di negeri lain dan anda tidak dapat hadir pada setiap mesyuarat pembekal.
- Anda memerlukan seseorang yang boleh menjalankan pelan setiap hari sementara anda mengurus klien.
Mahu sokongan di sebalik jenama agensi anda?
Jika anda mahu kami bekerja bersama pasukan anda, kami boleh mengetuai perancangan dari jauh di bawah jenama anda. Hantarkan butiran acara, keputusan klien yang masih terbuka dan tugas yang ingin anda serahkan. Kami akan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skopnya. Sokongan di lokasi untuk hari acara boleh diatur apabila skop memerlukannya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah klien akan tahu ada ketua projek jarak jauh?
Itu keputusan anda. Sokongan untuk agensi boleh dijalankan di bawah jenama anda. Sepakati dengan ketua projek apa yang klien lihat, dan masukkan dalam skop.
Adakah ketua projek perlu hadir pada acara?
Tidak semestinya. Jika perjalanan hari acara dipersetujui, tulis waktu dan tugas. Jika tidak, ketua projek boleh dihubungi dari jauh melalui saluran yang dipersetujui.
Siapa menanggung perjalanan dan penginapan?
Ia dikenakan caj apabila menjadi sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Tentukan lebih awal sama ada ia dalam skop dan siapa yang menanggung kosnya.
Bolehkah ketua projek berada di lokasi setiap hari di bandar saya?
Boleh, jika ia termasuk dalam skop yang dipersetujui. Sokongan di lokasi dan perjalanan boleh diatur di mana-mana di Malaysia. Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.