Pengurusan acara korporat di seluruh Malaysia
Pihak pengurusan sudah meluluskan acara itu, dan kini seseorang perlu menjadikannya pelan, pasukan dan hari acara.
Jawapan ringkas
Pengurusan acara korporat bermaksud satu pasukan yang bertanggungjawab menjaga acara anda dari taklimat hingga penutup: pelan, pemantauan bajet, pembekal, aturcara dan hari acara itu sendiri. Kami merancang, menganjurkan, mengurus dan melaksanakan acara dalam skop yang dipersetujui secara bertulis.
Jika skop memerlukan pakar seperti produksi, audio visual, pentas, pendaftaran atau logistik, kami melantik dan menyelaraskan mereka. Keputusan yang menjadi hak organisasi anda dibuat oleh anda: objektif, kelulusan bajet, senarai tetamu, jenama dan mesej.
Sesuai untuk siapa
- Syarikat dan pasukan korporat yang mengendalikan pelancaran, persidangan, majlis town hall, acara pengedar atau rakan kongsi, malam anugerah atau makan malam gala.
- Pasukan komunikasi korporat, pemasaran dan HR yang bertanggungjawab atas acara tetapi tidak cukup masa untuk mengurus setiap butirannya.
- Pasukan serantau atau ibu pejabat yang mengadakan acara di Malaysia tanpa pasukan setempat.
- Pasukan kewangan dan perolehan yang mahukan satu pihak yang bertanggungjawab untuk skop, pembekal dan pelaporan.
- Organisasi yang acaranya sudah terlalu besar untuk diurus sebagai kerja sampingan.
Masalah yang dibantu selesaikan
- Acara sudah diluluskan, tetapi taklimat, garis masa dan tanggungjawab masih longgar.
- Sebut harga diterima dalam format berbeza dan sukar dibandingkan secara adil.
- Beberapa pembekal bekerja serentak dan serahan kerja mula lewat.
- Kelulusan dalaman mengambil masa lebih lama daripada jadual.
- Pasukan diharapkan mengendalikan acara sambil menyiapkan kerja hakiki.
- Hari acara bergantung kepada satu atau dua orang yang menyimpan segalanya dalam kepala.
Apa yang termasuk
- Skop bertulis, garis masa dan rangka bajet berdasarkan taklimat anda.
- Bantuan mencari venue dan lawatan tapak, dengan keputusan dibuat oleh anda.
- Perancangan program dan aturcara, termasuk logistik tetamu dan penceramah.
- Taklimat pembekal, perbandingan sebut harga, bantuan pelantikan dan penyelarasan harian produksi, AV, pentas, pendaftaran dan logistik mengikut skop.
- Log keputusan, senarai tindakan dan laporan kemajuan pada kekerapan yang dipersetujui.
- Pengurusan hari acara di lokasi, dengan seorang ketua yang dinamakan.
- Penutup: bantuan penyelarasan bayaran pembekal, dokumen serah tugas dan ulasan ringkas tentang apa yang boleh dipertingkat.
Apa yang tidak termasuk
- Keputusan yang menjadi hak organisasi anda, seperti objektif, kelulusan bajet, senarai tetamu dan mesej akhir.
- Apa-apa di luar skop bertulis. Perubahan dipersetujui secara bertulis terlebih dahulu.
- Nasihat undang-undang, cukai, insurans atau pensijilan keselamatan. Pihak yang berkelayakan menanganinya dan kami menyelaraskan soalan yang perlu ditanya.
- Janji hasil seperti kehadiran, jualan atau hasil pendapatan.
Siapa uruskan apa
| Bidang | Anda | Kami | Pakar subkontrak |
|---|---|---|---|
| Objektif, bajet dan kelulusan | Memutuskan dan meluluskan | Menyediakan pilihan dan memantau bajet | Memberi sebut harga |
| Pelan, garis masa dan aturcara | Menyemak dan meluluskan | Membina, menjalankan dan mengemas kini | Menepati tarikh masing-masing |
| Venue dan logistik | Memilih daripada senarai pendek | Mencari, memberi taklimat dan menyelaraskan | Menyediakan pengangkutan dan logistik di lokasi |
| Produksi, AV dan pentas | Meluluskan hala tuju kreatif | Memberi taklimat, menjadual dan menyelia | Melaksanakan kerja teknikal |
| Pendaftaran dan tetamu | Membekalkan senarai tetamu dan peraturan | Merangka aliran dan menyelaraskan pasukan | Menyediakan petugas dan sistem pendaftaran |
| Hari acara | Menjadi tuan rumah dan berucap | Mengurus hari acara di lokasi | Menjalankan peranan pakar masing-masing |
Bagaimana kerjasama berjalan
- Ceritakan tentang acara anda: tujuan, hadirin, tempoh tarikh, lokasi dan apa yang sudah ada.
- Kami mengesahkan skop dan tahap sokongan secara bertulis, daripada pengurusan penuh hingga taklimat yang lebih ringkas.
- Kami membina pelan dan rangka bajet, kemudian memberi taklimat dan membandingkan pembekal untuk kelulusan anda.
- Kami menyelaraskan kerja persiapan dengan kemas kini kemajuan berkala dan log keputusan.
- Kami mengurus hari acara di lokasi bersama pasukan subkontrak.
- Kami menutup acara dengan dokumen serah tugas dan ulasan ringkas.
Apa yang berlaku selepas anda menghubungi kami
Kami membaca mesej anda dan membalas dengan beberapa soalan tentang acara itu, supaya skop berasaskan fakta. Jika sesuai, kami aturkan perbualan ringkas untuk mengesahkan tahap sokongan.
Sebut harga bertulis menyusul setelah skop jelas, menyatakan apa yang termasuk dan apa yang boleh mengubah yuran. Lihat yuran dan sebut harga.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilaksanakan secara jarak jauh untuk acara di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan boleh diatur di seluruh Malaysia apabila skop memerlukannya. Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban ialah kawasan tempat kami paling kerap bekerja.
Kos perjalanan dan penginapan dicaj apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Untuk melihat siapa buat apa antara PCO, syarikat pengurusan acara, DMC dan pasukan venue, baca siapa buat apa; glosari acara perniagaan menerangkan istilahnya.
Pilih tahap sokongan yang sesuai
- Mahu seluruh acara diurus: pengurusan acara perkhidmatan penuh.
- Menganjurkan persidangan: perancangan dan pengurusan persidangan.
- Perlu pelan dan taklimat sebelum melantik pembekal: Event Blueprint.
- Ada pasukan tetapi perlukan penyelarasan: pengurusan projek acara secara penyumberan luar.
- Perlukan tenaga khusus jangka pendek: pengurus acara sementara.
Gunakan sendiri
Senarai semak skop: memberi taklimat kepada mana-mana pembekal acara korporat
Gunakan senarai ini untuk memberi taklimat kepada kami atau mana-mana pembekal, supaya skop, keputusan dan faktor kos ditulis sebelum kerja bermula.
- Tujuan acara dan satu hasil yang mesti disokongnya.
- Hadirin: siapa mereka, anggaran bilangan dan cara jemputan.
- Tempoh tarikh, lokasi pilihan dan sebarang kekangan tetap.
- Julat bajet dan siapa meluluskan perbelanjaan serta perubahan.
- Siapa memutuskan apa: nama, peranan dan tempoh kelulusan.
- Elemen program: sesi, penceramah, hiburan, anugerah atau jamuan.
- Perkhidmatan diperlukan: venue, produksi, AV, pentas, pendaftaran, pengangkutan, penginapan.
- Pembekal yang sudah dilantik dan siapa memegang setiap kontrak.
- Peraturan jenama, mesej dan pematuhan yang perlu diikuti.
- Pelaporan: format, kekerapan dan penerima.
- Siapa hadir di lokasi pada hari acara dan siapa berkuasa membuat keputusan.
- Serah tugas: dokumen, fail dan perkara tertunggak pada penutup.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil, mengulang format yang anda kenal dan melibatkan sedikit pembekal.
- Seorang individu mempunyai masa khusus dan kuasa membuat keputusan.
- Anda sudah mempunyai pasukan pembekal yang dipercayai.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Acara itu baharu, lebih besar atau lebih berisiko daripada yang pernah dikendalikan pasukan anda.
- Beberapa pembekal dan kelulusan perlu diselaraskan serentak.
- Pasukan anda tidak dapat meninggalkan kerja biasa pada minggu-minggu sebelum acara.
Mahu acara korporat anda diurus?
Ceritakan tentang acara dan tahap sokongan yang anda mahu. Kami akan membalas dengan beberapa soalan, kemudian menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skopnya secara bertulis. Pakar yang diperlukan kami selaraskan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah anda mengurus seluruh acara atau sebahagian sahaja?
Kedua-duanya boleh. Skop dipersetujui secara bertulis, daripada pengurusan penuh hingga skop yang lebih sempit seperti perancangan sahaja atau pengurusan hari acara.
Siapa melaksanakan kerja produksi dan audio visual?
Subkontraktor pakar melaksanakannya. Kami memberi taklimat, menjadual dan menyelaraskan mereka dalam skop yang dipersetujui, dan anda meluluskan pelantikan.
Bolehkah anda mengurus acara di luar Kuala Lumpur dan Selangor?
Boleh. Perancangan boleh dibuat secara jarak jauh dan sokongan di lokasi boleh diatur di mana-mana sahaja di Malaysia apabila perlu, seperti dipersetujui dalam skop. Kos perjalanan dan penginapan dicaj jika ia sebahagian daripada skop itu.
Bagaimana jika kami hanya perlukan pelan dahulu?
Event Blueprint memberi anda skop, garis masa, rangka bajet dan pembahagian tanggungjawab, dan boleh diteruskan kepada pengurusan penuh kemudian.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.