Majlis town hall korporat yang kami rancang dan urus
Pimpinan mahu bercakap kepada semua, dan sesi mesti berjalan baik untuk yang hadir dan yang menyertai dari jauh.
Jawapan ringkas
Town hall berjaya apabila pemimpin tahu apa yang akan disampaikan, pekerja boleh bertanya soalan yang sebenar, dan semua orang, termasuk pekerja jarak jauh dan pekerja syif, dapat mengambil bahagian. Susulan sama pentingnya dengan sesi itu sendiri.
Kami merancang, menganjurkan dan mengurus town hall korporat di seluruh Malaysia. Kami biasanya bekerja sebagai ketua projek bersama pasukan komunikasi, HR dan IT anda, dan boleh mengurus keseluruhan acara dengan pakar disubkontrak dan diselaraskan oleh kami apabila skop yang dipersetujui memerlukannya.
Sesuai untuk siapa
- Pasukan komunikasi korporat yang menyediakan mesej pimpinan untuk semua kakitangan.
- Pasukan HR dan pembelajaran yang menjalankan town hall suku tahunan atau tahunan.
- Pejabat eksekutif yang memerlukan aturcara majlis yang jelas dan proses soalan yang boleh dipercayai.
- Organisasi yang mempunyai beberapa lokasi, syif atau tenaga kerja hibrid.
Masalah yang kami bantu selesaikan
- Mesej pimpinan diluluskan lewat dan slaid sentiasa berubah.
- Soalan dikumpul dengan tergesa-gesa dan soalan yang sukar dilangkau.
- Pekerja jarak jauh atau syif menonton versi yang kurang baik berbanding dewan.
- Persediaan teknikal, tempat dan rakaman dipegang oleh tiga pasukan berbeza.
- Komitmen yang dibuat pada hari itu dilupakan selepas sesi tamat.
Apa yang diperlukan oleh town hall
Mulakan dengan tujuan: apa yang pekerja perlu faham atau boleh lakukan selepas itu. Program, penyampai dan teknologi menyusul daripadanya. Panduan perancangan town hall korporat menerangkan formatnya.
- Mesej pimpinan yang dipersetujui, mengikut susunan, dengan orang yang meluluskan dinamakan dan tarikh untuk versi akhir.
- Proses soalan sebelum dan semasa sesi, dengan rancangan untuk soalan yang tidak dapat dijawab secara langsung. Lihat soalan pekerja dan jawapan pimpinan.
- Capaian untuk pekerja jarak jauh dan pekerja syif, termasuk tayangan ulang dan masanya. Lihat melibatkan pekerja jarak jauh dan syif.
- Aturcara majlis yang jelas dengan penyampai, slaid, tinjauan dan peralihan.
- Tempat dan persediaan teknikal yang sepadan dengan bilangan hadirin dan keperluan hibrid.
- Pelan susulan dengan penanggungjawab bagi setiap komitmen. Lihat menyusuli komitmen town hall.
Apa yang termasuk dan apa yang tidak
| Bidang | Bagaimana kami boleh membantu | Urusan anda atau dibeli berasingan |
|---|---|---|
| Mesej pimpinan dan slaid | Kami membina garis masa, mengumpul input dan menjejak kelulusan | Pemimpin anda menulis dan meluluskan kandungan |
| Soalan dan pengacaraan | Kami menyediakan proses, mengumpulkan soalan mengikut tema dan memberi taklimat kepada pengacara | Pemimpin anda memutuskan cara menjawab dan perkara yang boleh dikongsi |
| Venue, audio visual, penstriman dan rakaman | Kami menulis taklimat, membandingkan sebut harga dan menyelaraskan pakar subkontrak dalam skop yang dipersetujui | Peraturan IT dan keselamatan anda terpakai; bayaran pembekal dibuat mengikut kontrak yang anda luluskan |
| Aturcara majlis dan hari acara | Kami menyediakan aturcara majlis, memberi taklimat kepada penyampai dan mengurus sesi, di lokasi atau secara jauh seperti dipersetujui | Pemimpin dan pengacara anda membuat penyampaian |
| Susulan | Kami membantu menetapkan senarai susulan dan penanggungjawab tugas | Pasukan anda melaksanakan komitmen |
| Perjalanan dan penginapan | Kami boleh mengaturkannya apabila acara memerlukan | Dikenakan caj apabila menjadi sebahagian daripada skop yang dipersetujui |
Cara penglibatan berjalan
- Beritahu kami tujuan, bilangan hadirin, lokasi, tempoh tarikh dan sokongan yang anda mahu.
- Kami bersetuju tentang skop secara bertulis, termasuk apa yang kami urus, apa yang disubkontrak dan apa yang diurus oleh pasukan anda.
- Kami membina garis masa untuk mesej, soalan dan kelulusan, dan anda mengesahkan penanggungjawab tugas.
- Kami menyelaraskan tempat, penstriman, rakaman dan taklimat penyampai mengikut aturcara majlis.
- Kami mengadakan semakan teknikal dan latihan penyampai sebelum hari itu.
- Kami mengurus sesi seperti yang dipersetujui, kemudian membantu menutup senarai susulan.
Memilih tahap sokongan
Kebanyakan town hall sesuai dengan pengurusan projek acara secara penyumberan luar: kami mengetuai penyelarasan manakala pasukan anda memegang mesej dan keputusan. Jika anda hanya mahu pelan, Event Blueprint merangkumi skop, garis masa dan tanggungjawab. Jika anda mahu keseluruhan acara diuruskan, lihat pengurusan acara perkhidmatan penuh. Untuk sokongan jangka pendek dalam pasukan anda, lihat pengurus acara sementara.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilakukan secara jauh di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan boleh diatur apabila skop memerlukannya. Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban. Lihat kawasan dan susunan di lokasi.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah syarikat rekaan merancang town hall separuh tahun
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Syarikat Fiktif Logistik mempunyai pasukan ibu pejabat, dua pejabat serantau dan pemandu yang bekerja mengikut syif. Pada town hall lepas, soalan dijawab tergesa-gesa dan para pemandu menonton rakaman beberapa hari kemudian.
Kali ini pasukan komunikasi mengumpul soalan selama seminggu, mengumpulkannya mengikut tema dan meminta pimpinan memutuskan yang mana perlu dijawab secara langsung. Sesi langsung kedua dijadualkan untuk pasukan syif, dan senarai komitmen bersama penanggungjawab dihantar dalam masa seminggu.
Gunakan sendiri
Senarai semak town hall
Gunakan senarai ini bersama pasukan komunikasi, HR dan IT anda. Setiap baris memerlukan penanggungjawab dan tarikh.
- Tujuan: apa yang pekerja perlu faham atau lakukan selepas itu.
- Mesej pimpinan, susunan dan orang yang meluluskan setiap satu.
- Tarikh slaid akhir dan nota penyampai.
- Proses soalan sebelum dan semasa sesi, dan siapa yang mengacara.
- Rancangan untuk soalan yang tidak dapat dijawab secara langsung.
- Lokasi, syif dan bahasa yang perlu dicapai, dengan pilihan siaran langsung dan tayangan ulang.
- Keperluan tempat, audio visual, penstriman dan rakaman, dan penanggungjawab setiap satu.
- Tarikh semakan teknikal dan latihan penyampai.
- Aturcara majlis dengan masa, tinjauan dan peralihan.
- Senarai susulan: komitmen, penanggungjawab dan tarikh.
- Cara anda mengetahui sama ada pekerja mendapati sesi itu berguna.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Hadirin kecil, berada di satu tempat dan biasa dengan format ini.
- Satu pasukan memegang mesej, teknologi dan susulan.
- Pemimpin meluluskan kandungan tepat pada masanya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa lokasi, syif atau hadirin hibrid perlu dicapai dengan baik.
- Tempat, penstriman dan komunikasi dipegang oleh pasukan berbeza.
- Pasukan anda sudah terlalu sibuk dan memerlukan penyelaras untuk persediaan dan hari acara.
Mahu bantuan mengurus town hall anda?
Jika mesej itu milik anda dan penyelarasan yang menjadi beban, kami boleh membantu memegang garis masa, proses soalan, pembekal dan taklimat penyampai. Hantar senarai semak dan bahagian yang belum diputuskan. Kongsi taklimat acara anda melalui WhatsApp; kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah anda menulis mesej pimpinan?
Mesej itu milik pemimpin dan pasukan komunikasi anda. Kami mengurus garis masa, mengumpul input, menjejak kelulusan dan memberi taklimat kepada penyampai tentang aturcara majlis.
Bolehkah anda menyokong town hall hibrid di beberapa lokasi?
Boleh. Kami merancang capaian bagi setiap lokasi dan syif, serta menyelaraskan pakar penstriman dan audio visual yang disubkontrak dalam skop yang dipersetujui.
Siapa yang mengendalikan peraturan IT dan keselamatan dalaman kami?
Pasukan IT anda. Kami menyenaraikan soalan yang perlu mereka jawab dan menyelaraskan pembekal mengikut keperluan mereka.
Adakah anda bekerja di luar Kuala Lumpur?
Ya. Perancangan dan pengurusan projek boleh dilakukan secara jauh di seluruh Malaysia, dan sokongan di lokasi boleh diatur apabila skop memerlukannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.