Ketua projek jarak jauh: apa yang diliputi, apa yang kekal tempatan
Ketua projek anda tidak berada di bandar acara, jadi anda perlu tahu siapa buat apa.
Hantar ringkasan acara kepada kami
Setiap ruangan boleh dibiarkan sebagai Belum diputuskan. Anda menyemak mesej penuh sebelum WhatsApp dibuka.
Pratonton mesej
Hai, saya ingin berbincang tentang sokongan untuk acara yang akan datang. Bantuan diperlukan: Belum diputuskan Jenis acara: Belum diputuskan Kawasan acara: Belum diputuskan Tarikh: Belum diputuskan Anggaran peserta: Belum diputuskan Rujukan: EV-1102 / ms Halaman: https://eventconsultant.com.my/ms/guides/malaysia-wide/remote-event-project-lead/
Jawapan ringkas
Kami menyelaraskan perancangan dari jauh: taklimat, jadual, keputusan, taklimat kepada pembekal dan semakan kemajuan. Venue, pembekal tempatan dan pihak berkuasa tempatan tetap menjalankan kerja masing-masing.
Apa-apa yang memerlukan kehadiran seseorang di lokasi diserahkan kepada wakil tempatan yang dinamakan, atau kami hadir sendiri di lokasi, seperti dipersetujui dalam skop.
Apa yang diliputi ketua projek jarak jauh
Tugas ini tidak memerlukan ketua berada di bandar tuan rumah.
- Menulis dan mengemas kini taklimat acara serta jadual.
- Memberi taklimat kepada pembekal berdasarkan satu set keperluan dan mengumpul jawapan bertulis mereka.
- Menyimpan log keputusan supaya setiap pilihan ada penanggungjawab dan tarikh.
- Menjalankan semakan kemajuan berkala dengan jawatankuasa dan pembekal.
- Menyemak dokumen dan pelan yang dikongsi oleh pihak venue.
- Menyediakan aturcara acara dan mengadakan latihan melalui panggilan video bersama pihak yang terlibat.
Apa yang tetap diuruskan pihak tempatan
Ketua projek bekerja bersama pasukan di venue dan di bandar tuan rumah.
- Pasukan venue kekal bertanggungjawab atas bangunan, peraturan dan kakitangannya.
- Pembekal tempatan kekal bertanggungjawab atas peralatan, kru dan penghantaran mereka.
- Pihak berkuasa tempatan kekal bertanggungjawab atas sebarang permit atau kelulusan bagi kawasannya. Tanya apa yang terpakai.
- Jawatankuasa anda tetap membuat keputusan yang menjadi hak penganjur, seperti program dan bajet.
Apa yang memerlukan kehadiran seseorang
Ada perkara yang tidak dapat disemak melalui skrin, misalnya meninjau laluan pemunggahan, melihat papan tanda pada hari acara dan memberi taklimat bersemuka kepada kru.
Ada tiga cara untuk menanganinya. Namakan wakil tempatan, minta penyelaras venue melakukan sesuatu tugas, atau sepakati sokongan di lokasi atau perjalanan hari acara bersama kami. Panduan perjalanan hari acara menerangkan cara skopnya ditetapkan, dan melantik wakil tempatan menerangkan pilihan pertama.
Pembahagian permulaan yang boleh anda ubah
Gunakan jadual ini sebagai draf pertama. Ubah mana-mana baris yang tidak sesuai dengan acara anda.
| Tugas | Ketua projek jarak jauh | Venue atau pembekal tempatan | Penganjur |
|---|---|---|---|
| Taklimat dan jadual acara | Menulis dan mengemas kini | Memberi tarikh dan peraturan | Meluluskan |
| Keperluan pembekal | Menyediakan draf dan mengumpul jawapan | Mengesahkan secara bertulis | Meluluskan pilihan |
| Lawatan venue | Menjalankan pemeriksaan jarak jauh bersama pasukan venue | Menunjukkan ruang dan menjawab soalan | Menyertai jika boleh |
| Permit dan kelulusan | Menyenaraikan soalan untuk ditanya | Pihak berkuasa tempatan atau venue mengesahkan apa yang terpakai | Menandatangani jika diperlukan |
| Pemasangan dan peralatan pada hari acara | Menyemak berdasarkan aturcara acara | Melakukan kerja fizikal | Membangkitkan masalah |
| Keputusan pada hari acara | Seperti dipersetujui dalam skop | Mengikut pelan | Menamakan siapa memutuskan |
Cara menjayakan pembahagian ini
- Tulis pembahagian sebelum pembekal pertama diberi taklimat.
- Namakan seorang wakil tempatan, atau sahkan penyelaras venue akan bertindak sebagai wakil itu.
- Sepakati siapa boleh membuat keputusan apa pada hari acara, dan tulis dalam aturcara acara.
- Semak semula pembahagian pada masa yang ditetapkan, contohnya selepas lawatan venue dan sebelum taklimat akhir.
- Bina jadual dalam pembina matriks tanggungjawab jika beberapa kumpulan terlibat.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan fiktif membahagikan kerja
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Jurutera Kimia mengadakan seminar sehari untuk kira-kira 120 ahli di sebuah bandar di luar Kuala Lumpur. Jawatankuasa berada di tempat lain dan tidak dapat melawat dengan kerap.
Jawatankuasa menandakan taklimat, jawapan pembekal dan aturcara acara sebagai kerja jarak jauh. Pemunggahan, papan tanda dan susunan bilik ditandakan sebagai kerja tempatan, dan penyelaras venue diminta mengesahkan setiap satu secara bertulis. Hanya pagi pembukaan yang tinggal untuk perjalanan hari acara.
Gunakan sendiri
Pembahagian tanggungjawab untuk acara anda
Salin jadual ini ke dokumen. Gantikan baris contoh dengan tugas anda sendiri, dan isi setiap sel. Sel kosong ialah soalan yang masih terbuka.
| Tugas | Dibuat dari jauh oleh | Dibuat di tempat oleh | Diluluskan oleh | Ditulis dalam |
|---|---|---|---|---|
| Taklimat acara | ||||
| Keperluan pembekal | ||||
| Lawatan venue | ||||
| Permit dan kelulusan | ||||
| Susunan bilik | ||||
| Meja pendaftaran | ||||
| Keputusan hari acara |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda boleh mengetuai dari jauh dan ada orang yang boleh diharap di venue.
- Acara kecil dan pembekal sudah mengenali venue.
- Penyelaras venue disediakan dan akan mengendalikan tugas tempatan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tiada sesiapa dalam pasukan anda yang ada masa untuk memberi taklimat dan mengejar beberapa pembekal.
- Bandar tuan rumah baharu bagi semua orang dan tiada siapa tahu siapa yang perlu ditanya.
- Anda perlukan seorang yang memantau keseluruhan pelan dan semua keputusan.
Mahu kami bantu menyatukan pelan ini?
Jika anda mahu seseorang menyatukan keseluruhan pelan, hantarkan taklimat acara dan bandar tuan rumah melalui WhatsApp. Kami akan membalas dengan menjelaskan tahap sokongan yang sesuai, sama ada ketua projek jarak jauh atau pengurusan projek acara secara penyumberan luar, dan apa yang akan diliputi, termasuk pembahagian tugas tempatan yang ditulis dengan jelas.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah ketua projek jarak jauh mengendalikan seluruh acara?
Kami boleh menyelaraskannya, dan jika sesuai, kami boleh mengurus skop yang dipersetujui dari awal hingga akhir sambil menyelaraskan pakar subkontrak. Kakitangan venue dan pembekal tempatan masih membuat kerja fizikal masing-masing, dan seseorang mesti berada di lokasi pada hari acara.
Siapakah wakil tempatan?
Anda boleh menamakan seorang, atau penyelaras venue boleh bertindak sebagai wakil itu. Tuliskan siapa orangnya dan apa yang boleh diputuskannya.
Adakah anda akan hadir ke acara?
Ya, jika skop merangkumi perkara itu. Perjalanan hari acara dan sokongan di lokasi dipersetujui dalam skop. Lihat cara skopnya ditetapkan.
Adakah ini terpakai di mana-mana sahaja di Malaysia?
Sokongan perancangan meliputi seluruh Malaysia. Lihat gambaran keseluruhan Malaysia untuk cara ia berfungsi di setiap kawasan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.