Pengurusan acara perkhidmatan penuh
Anda mahu satu pasukan yang bertanggungjawab atas acara dari pelan pertama hingga serah terima.
Jawapan ringkas
Dalam pengurusan perkhidmatan penuh, kami mengurus skop acara anda yang dipersetujui dari perancangan hingga penutup: program, penjejakan bajet, pembekal, pendaftaran, logistik dan pelaksanaan pada hari acara. Jika skop memerlukan pakar produksi, audio visual, pentas, pendaftaran atau logistik, kami mensubkontrak dan menyelaraskan mereka. Anda hanya berurusan dengan satu pihak.
Anda tetap memutuskan tujuan, hala tuju program, bajet dan kelulusan akhir. Jika anda memerlukan sokongan yang lebih ringan, Event Blueprint atau pengurusan projek acara secara penyumberan luar ialah permulaan yang sesuai.
Sesuai untuk siapa
- Syarikat dan organisasi yang pasukannya perlu menguruskan acara di samping beban kerja penuh.
- Urus setia dan jawatankuasa persatuan yang menganjurkan persidangan, forum atau acara ahli.
- Pasukan komunikasi korporat, HR dan pemasaran yang mahukan seorang pengurus bertanggungjawab, bukan beberapa pembekal untuk dikejar.
- Pasukan serantau yang memerlukan acara dijalankan di Malaysia tetapi tidak dapat berada di lapangan sepanjang masa.
- Pasukan kewangan dan perolehan yang mahukan satu skop, satu sebut harga dan satu pihak untuk dihubungi.
Masalah yang dibantu selesaikan
- Tiada sesiapa bertanggungjawab atas keseluruhan acara, jadi bahagian antara venue, produksi dan pendaftaran tiada yang menjaga.
- Sebut harga datang dalam format berbeza dan sukar dibandingkan.
- Keputusan tertangguh kerana orang yang berkenaan sibuk dengan kerja lain.
- Garis masa tersimpan dalam beberapa peti mel dan perlahan-lahan terlewat.
- Masalah pada hari acara jatuh kepada pasukan anda, bukan kepada orang yang sudah diberi taklimat untuk mengendalikannya.
Apa yang termasuk
- Skop bertulis, garis masa dan pembahagian tanggungjawab yang anda luluskan sebelum kerja bermula.
- Sokongan perancangan program, penyelarasan penceramah dan tetamu, serta aturcara hari acara.
- Penjejakan bajet berbanding pelan, dengan perbezaan dibangkitkan lebih awal.
- Pencarian, taklimat dan penyelarasan pakar subkontrak untuk produksi, audio visual, pentas, pendaftaran dan logistik, mengikut keperluan skop.
- Penyediaan pendaftaran dan komunikasi peserta, jika dalam skop.
- Pengurusan di lokasi pada hari acara, seperti yang dipersetujui dalam skop.
- Laporan penutup dengan nota serah terima pembekal dan perkara yang belum selesai.
Apa yang tidak termasuk
- Keputusan anda: tujuan, hala tuju program, kelulusan bajet dan kelulusan akhir.
- Kelulusan undang-undang, keselamatan, struktur dan pelesenan, yang diserahkan kepada pihak berkelayakan yang anda lantik.
- Kos pembekal dan venue, yang disebut harga dan dipersetujui dengan anda sebelum sebarang komitmen.
- Apa-apa di luar skop bertulis, sehingga skop diubah secara bertulis.
Siapa bertanggungjawab untuk apa
| Bidang | Klien | Pasukan kami | Pakar subkontrak |
|---|---|---|---|
| Tujuan, hala tuju program dan bajet | Memutuskan dan meluluskan | Merancang, menasihati dan menjejak | Tidak berkenaan |
| Pelantikan dan kontrak pembekal | Meluluskan cadangan dan kos | Mencari, memberi taklimat dan membandingkan sebut harga | Menyebut harga dan melaksanakan kerja mereka |
| Produksi, audio visual, pentas dan logistik | Menerima hasil yang diserahkan | Menyelaras jadual, taklimat dan serah terima | Menyampaikan kerja pakar mereka |
| Pendaftaran dan komunikasi peserta | Meluluskan mesej dan senarai | Mengurus proses dalam skop | Menyediakan sistem atau kakitangan jika perlu |
| Hari acara | Menjadi tuan rumah dan memutuskan | Mengurus pelaksanaan di lokasi seperti dipersetujui | Mengendalikan bahagian masing-masing |
| Kelulusan keselamatan, undang-undang dan teknikal | Melantik pihak berkelayakan | Membangkitkan soalan dan menjejak jawapan | Meluluskan kerja mereka sendiri |
Bagaimana perkhidmatan berjalan
- Kongsikan taklimat anda, tempoh tarikh dan sokongan yang anda perlukan.
- Setujui skop, tanggungjawab, pelaporan dan urusan di lokasi secara bertulis.
- Kami menyediakan pelan dan garis masa, serta membawa masuk pakar yang diperlukan oleh skop untuk kelulusan anda.
- Kami menjalankan pelan, melaporkan kemajuan dan memastikan keputusan terus bergerak.
- Kami mengurus pelaksanaan pada hari acara, kemudian menutup dengan laporan serah terima.
Apa yang berlaku selepas anda menghubungi kami
Kami membaca taklimat anda dan membalas dengan soalan atau cadangan skop. Jika sesuai, kami menyetujui skop secara bertulis dan menghantar sebut harga sebelum sebarang kerja bermula.
Jika langkah yang lebih kecil lebih sesuai, kami akan menyatakannya, misalnya Event Blueprint dahulu. Untuk perkhidmatan yang sama bagi jenis acara tertentu, lihat pengurusan acara korporat dan perancangan dan pengurusan persidangan.
Faktor yang mempengaruhi yuran
Sebut harga disediakan daripada taklimat anda setelah skop jelas, dengan faktor di sebalik yuran dan perkara yang boleh mengubahnya (lihat yuran dan sebut harga). Faktor utamanya:
- Format acara, julat kehadiran dan bilangan hari.
- Bilangan aliran kerja dan pakar subkontrak yang perlu diselaraskan.
- Tempoh perkhidmatan dan berapa awal ia bermula.
- Jumlah pengurusan di lokasi yang dipersetujui dalam skop.
- Sama ada dokumen perancangan sudah wujud atau perlu disediakan dahulu.
- Kos pembekal, yang dikenakan mengikut sebut harga mereka sendiri dan berada di luar yuran pengurusan kami.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilakukan secara jarak jauh di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan diatur di seluruh Malaysia mengikut ketersediaan, keperluan projek, skop yang dipersetujui dan kos.
Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban. Kos perjalanan dan penginapan dikenakan apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Gunakan sendiri
Senarai semak skop: memberi taklimat kepada pengurus acara perkhidmatan penuh
Gunakan ini untuk memberi taklimat kepada mana-mana pengurus acara, supaya skop dan tanggungjawab ditulis sebelum kerja bermula.
- Tujuan acara, khalayak, format, julat tarikh dan kawasan.
- Aliran kerja dalam skop: program, pembekal, pendaftaran, logistik, pengurusan di lokasi.
- Keputusan yang boleh dibuat sendiri oleh pengurus, dan yang memerlukan kelulusan orang tertentu.
- Pakar yang sudah dilantik, dan siapa memegang setiap kontrak.
- Keadaan bajet, siapa meluluskan perubahan, dan cara perbezaan dilaporkan.
- Format, kekerapan dan penerima laporan.
- Urusan di lokasi: hari mana, peranan mana, dan wakil klien.
- Kelulusan keselamatan, undang-undang dan teknikal serta siapa yang memberikannya.
- Serah terima: dokumen, fail dan perkara belum selesai, serta cara perubahan skop dipersetujui.
Guna alat percuma: Diagnostik kesiapsiagaan perancangan acara
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang pegawai ada masa khusus dan kuasa untuk menjalankan acara.
- Acara kecil dan pembekal tahu skop masing-masing.
- Keputusan dibuat dengan cepat oleh kumpulan kecil.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal perlu disusun dengan ketat dan tiada sesiapa memegang jadual.
- Pasukan anda mempunyai kerja biasa yang tidak boleh berhenti kerana acara ini.
- Anda mahukan seorang pengurus bertanggungjawab dalam perancangan, pembekal dan hari acara.
Mahu satu pasukan mengurus keseluruhan acara?
Hantarkan taklimat, tempoh tarikh dan sokongan yang anda fikirkan. Kami akan membalas dengan cadangan skop, dan memberitahu jika pilihan yang lebih ringan seperti Event Blueprint lebih sesuai.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah anda menyediakan audio visual, pentas dan produksi lain?
Kami menyelaraskannya. Apabila skop anda memerlukannya, kami membawa masuk subkontraktor pakar, memberi taklimat dan mengurus penyampaian mereka, dan anda berurusan dengan kami sebagai satu pihak untuk dihubungi.
Adakah saya perlu mengambil perkhidmatan penuh?
Anda memilih tahap sokongan. Event Blueprint, pengurusan projek secara penyumberan luar atau pengurus acara sementara sesuai untuk skop yang lebih kecil.
Siapa yang menandatangani kontrak pembekal?
Ini dipersetujui dalam skop bertulis. Lazimnya klien menandatangani selepas meluluskan cadangan kami, dan kami menyelaras taklimat serta serah terima.
Bolehkah anda mengurus acara di luar Kuala Lumpur dan Selangor?
Boleh. Perancangan dibuat secara jarak jauh, dan sokongan di lokasi serta perjalanan boleh diatur di seluruh Malaysia, bergantung pada ketersediaan, skop dan kos.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.