Sokongan acara untuk pasukan komunikasi korporat
Pasukan anda memegang mesej pelancaran atau acara pihak berkepentingan, dan logistik bersaing untuk masa anda.
Jawapan ringkas
Pasukan komunikasi diminta menganjurkan acara selain membentuk apa yang disampaikan. Kami merancang, menganjurkan dan menguruskan skop yang dipersetujui serta menyelaraskan pakar subkontrak seperti pembekal venue, audio visual dan pendaftaran, supaya pasukan anda dapat menumpukan pada mesej, jurucakap dan hubungan.
Anda tetap menentukan apa yang disampaikan, siapa yang menyampaikan dan siapa yang meluluskan. Kami memastikan aturan acara, senarai tetamu dan media, kalendar kelulusan serta serahan pembekal bergerak mengikut tarikh yang sama.
Sesuai untuk siapa
- Pasukan komunikasi korporat dan hubungan awam yang merancang pelancaran, pengumuman dan taklimat pihak berkepentingan.
- Ketua hubungan media yang mahu taklimat, sidang akhbar atau hari temu bual berjalan lancar.
- Pasukan jenama dan pemasaran yang berkongsi acara dengan penyemak komunikasi dan undang-undang.
- Pasukan serantau yang mesej dan bahannya diluluskan oleh ibu pejabat.
Tekanan yang sering kami temui
- Kelulusan mesej tiba lewat dan mengubah aturan acara selepas pembekal diberi taklimat.
- Media, pelabur, rakan kongsi dan kakitangan memerlukan jemputan dan masa yang berbeza.
- Jurucakap disahkan paling akhir, jadi masa latihan hilang.
- Bahan seperti slaid, latar pentas dan pek media dihasilkan sebelum teks dimuktamadkan.
- Komunikasi, undang-undang dan penaja perniagaan masing-masing menjangka menandatangani versi yang berbeza.
Siapa mengendalikan apa
| Bidang | Anda putuskan | Kami uruskan | Pakar subkontrak |
|---|---|---|---|
| Mesej dan jurucakap | Anda menulis, meluluskan dan memberi taklimat | Kalendar kelulusan dan slot latihan dalam pelan | Tidak berkenaan |
| Senarai tetamu dan media | Anda memutuskan siapa dijemput | Penjejakan jemputan, maklum balas dan senarai pada hari acara | Pembekal pendaftaran jika dilantik |
| Aturan acara | Anda meluluskan kandungan dan susunan | Membina dan mengemas kininya dengan pembina aturan acara | Tidak berkenaan |
| Bahan dan penjenamaan | Anda meluluskan teks dan reka bentuk | Jadual penghasilan mengikut tarikh kelulusan | Pembekal cetakan, pentas dan audio visual |
| Venue dan di lokasi | Anda meluluskan pilihan | Taklimat, serahan dan penyelarasan di lokasi | Pembekal venue, katering dan audio visual |
Apa yang termasuk dan apa yang tidak
Skop lazim merangkumi pelan acara, kalendar kelulusan, aturan acara, penjejakan senarai tetamu dan media, taklimat pembekal, penyelarasan di lokasi dan rekod penutup yang ringkas.
- Tidak termasuk: menulis atau meluluskan mesej, strategi media dan komunikasi krisis. Perkara ini ditentukan oleh pasukan dan pimpinan anda.
- Tidak termasuk: nasihat undang-undang, kawal selia atau pendedahan. Minta penyemak yang bertanggungjawab mengesahkannya dan kami masukkan tarikhnya ke dalam pelan.
- Tidak termasuk kecuali dipersetujui dalam skop: kos venue, pembekal dan produksi.
- Khalayak dalaman dibincangkan dalam majlis town hall korporat dan perkhidmatan yang lebih luas ialah pengurusan acara korporat.
Bagaimana perkhidmatan berjalan
- Kongsikan tujuan acara, khalayak dan rantaian kelulusan bagi mesej dan bahan.
- Sepakati skop, had keputusan, pelaporan dan kehadiran di lokasi secara bertulis.
- Kami membina pelan, kalendar kelulusan dan aturan acara bersama pasukan anda.
- Kami menyelaraskan pembekal mengikut tarikh kelulusan dan mengemas kini senarai tetamu dan media.
- Kami menyokong acara di lokasi seperti dipersetujui, kemudian menutup dengan rekod ringkas tentang apa yang dilakukan dan apa yang tertunggak.
Apa yang berlaku selepas anda membuat pertanyaan
Kami membaca taklimat anda dan bertanya beberapa soalan: jenis acara, khalayak, siapa meluluskan mesej dan julat tarikh. Anda kemudian menerima cadangan bertulis dengan skop, faktor yang mempengaruhi yuran dan apa yang boleh mengubahnya. Lihat yuran dan sebut harga. Tiada kerja bermula sehingga anda meluluskan skop.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh disampaikan secara jarak jauh di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan boleh diatur di seluruh Malaysia apabila skop memerlukannya. Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban.
Kos perjalanan dan penginapan dikenakan apabila ia termasuk dalam skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan urusan di lokasi.
Panduan terperinci dan perkhidmatan berkaitan
- Kerahsiaan dan masa: memisahkan taklimat pelan hala tuju produk daripada sesi awam.
- Mengesahkan tuntutan: mengesahkan tuntutan sejarah syarikat sebelum acara ulang tahun.
- Mesej dalaman: merancang soalan pekerja dan jawapan pimpinan di town hall.
- Perkhidmatan berkaitan: pengurusan projek secara penyumberan luar, pengurusan acara korporat dan pengurusan acara untuk syarikat korporat.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pelancaran produk rekaan dengan taklimat media
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah syarikat perisian rekaan merancang pelancaran dengan taklimat media pada waktu pagi dan majlis resepsi rakan kongsi pada waktu petang. Tajuk utama pelancaran masih berada pada penyemak undang-undang ketika pencetak memerlukan karya akhir.
Kalendar kelulusan menunjukkan tarikh akhir cetakan jatuh sebelum teks diluluskan. Pasukan memajukan tarikh kelulusan dan bersetuju menggunakan latar biasa sebagai pilihan sandaran, supaya pembekal tidak menunggu satu ayat.
Gunakan sendiri
Senarai semak pelancaran, media dan acara pihak berkepentingan
Gunakan ini sebagai senarai kerja. Setiap baris memerlukan nama dan tarikh.
- Tujuan acara dan satu mesej yang perlu dibawa pulang oleh khalayak.
- Khalayak dan senarai jemputan mereka: media, rakan kongsi, pelabur, kakitangan, pegawai.
- Jurucakap, tarikh yang disahkan dan slot latihan.
- Rantaian kelulusan mesej: siapa menyemak, siapa menandatangani dan tarikh bagi setiap versi.
- Senarai bahan (slaid, latar pentas, pek media, papan tanda) dengan tarikh kelulusan teks bagi setiap satu.
- Peraturan embargo atau kerahsiaan dan siapa memberi taklimat kepada pasukan pembekal.
- Aturan acara dengan penanggungjawab, masa mula dan pelan sandaran bagi setiap segmen.
- Pendaftaran media dan tetamu: siapa mendaftar masuk, siapa mengiringi dan cara permintaan temu bual dikendalikan.
- Pelan sesi soal jawab: soalan yang mungkin, penanggungjawab jawapan dan siapa mengambil alih.
- Kebenaran fotografi dan rakaman yang dipohon daripada venue dan tetamu.
- Senarai pembekal dengan pemegang kontrak dan orang untuk dihubungi bagi setiap satu.
- Selepas acara: penanggungjawab penjejakan liputan, susulan tetamu dan rekod penutup yang ringkas.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil dan rantaian kelulusan pendek.
- Pembekal sudah dikenali dan venue biasa digunakan.
- Pasukan mempunyai tenaga untuk menguruskan logistik pada hari acara.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kelulusan terus berubah selepas pembekal diberi taklimat.
- Beberapa khalayak memerlukan jemputan dan masa yang berbeza.
- Pasukan tidak dapat menyokong jurucakap dan mengurus logistik pada masa yang sama.
Perlukan logistik diuruskan sementara pasukan anda memegang mesej?
Jika pasukan anda memegang mesej dan kelulusan tetapi tarikh, pembekal dan senarai tetamu menarik anda daripada tugas itu, kami boleh membantu menjalankan pelan, kalendar kelulusan, aturan acara dan serahan pembekal. Hantar senarai semak di atas dan kelulusan yang sering lewat. Kongsi taklimat acara anda melalui WhatsApp; kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah anda menulis mesej atau ucapan?
Tidak. Mesej, ucapan dan taklimat jurucakap diurus oleh pasukan anda. Kami merancang tarikh dan masa latihan di sekelilingnya.
Bolehkah anda mengendalikan taklimat media atau sidang akhbar?
Boleh, sebagai pengurusan acara: aturan acara, pendaftaran media dan tetamu, venue dan pembekal. Hubungan media dan kandungan dibuat oleh anda.
Bolehkah anda menguruskan keseluruhan pelancaran?
Boleh. Kami boleh menguruskan skop yang dipersetujui dan menyelaraskan pakar subkontrak. Lihat pengurusan acara korporat.
Bagaimana anda mengendalikan pelancaran yang sulit?
Kami mengikut peraturan kerahsiaan yang ditetapkan pasukan anda, berkongsi maklumat atas dasar perlu tahu dalam skop, dan menulis peraturan itu dalam taklimat pembekal.
Bolehkah anda menyokong acara di luar Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban?
Boleh. Perancangan boleh dibuat secara jarak jauh di seluruh Malaysia, dan sokongan di lokasi boleh diatur apabila skop memerlukannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.