Pengurusan acara untuk syarikat korporat
Acara ini penting kepada perniagaan, tetapi kelulusan, pembekal dan peraturan jenama semuanya jatuh ke bahu pasukan yang kecil.
Jawapan ringkas
Acara korporat berjaya atau tersekat bergantung pada proses: siapa meluluskan apa, bagaimana pembekal dipilih, peraturan jenama yang mana terpakai dan siapa mengesahkan mesej. Kami merancang, menganjurkan, mengurus dan melaksanakan acara korporat dalam skop yang dipersetujui secara bertulis, dan menyelaraskan pakar subkontrak seperti produksi, AV, pentas dan pendaftaran apabila skop memerlukannya.
Anda boleh meminta seluruh acara diurus, atau tahap sokongan yang lebih sempit seperti penyelarasan projek. Keputusan yang menjadi hak organisasi anda dibuat oleh anda: objektif, kelulusan bajet, tetamu dan mesej akhir.
Sesuai untuk siapa
- Pasukan komunikasi korporat, pemasaran, HR dan pentadbiran yang memegang sebuah acara selain tugas biasa.
- Ketua jabatan yang diminta melaksanakan pelancaran, persidangan, acara pengedar atau rakan kongsi, malam anugerah atau makan malam gala.
- Pasukan serantau atau ibu pejabat yang mengadakan acara di Malaysia tanpa pasukan tempatan.
- Pasukan kewangan dan perolehan yang mahu satu pihak bertanggungjawab bagi skop, sebut harga dan pelaporan.
Tekanan yang sering disebut pasukan korporat
- Kelulusan dalaman mengambil masa lebih lama daripada jadual acara.
- Perolehan memerlukan sebut harga yang boleh dibandingkan, tetapi pembekal memberi sebut harga dalam format berbeza.
- Jenama, bahagian undang-undang dan pimpinan atasan menyemak bahan yang sama pada waktu berlainan.
- Acara ini sekali sahaja bagi pasukan, jadi tiada proses teruji untuk dituruti.
- Beberapa pembekal bekerja serentak dan serah tugas terlepas.
- Pasukan tidak dapat meninggalkan tugas hakiki pada minggu-minggu sebelum acara.
Sokongan yang paling sesuai
| Situasi anda | Sokongan yang paling kerap sesuai |
|---|---|
| Anda mahu acara dirancang, dijalankan dan diselaraskan untuk anda | Pengurusan acara korporat atau pengurusan acara perkhidmatan penuh |
| Persidangan dengan program, penceramah dan pendaftaran | Perancangan dan pengurusan persidangan |
| Anda ada pasukan dan pembekal tetapi perlukan seseorang untuk mengetuai pelan | Pengurusan projek acara secara penyumberan luar |
| Anda perlukan seorang khusus untuk beberapa bulan | Pengurus acara sementara atau kontrak |
| Anda perlukan skop dan taklimat bertulis sebelum melantik pembekal | Event Blueprint |
Apa yang termasuk dan tidak termasuk
Termasuk, bergantung pada tahap sokongan yang anda pilih: skop, garis masa dan rangka bajet bertulis; taklimat pembekal, perbandingan sebut harga dan penyelarasan; log keputusan dan laporan kemajuan; pengurusan hari acara; serta serah tugas pada penutup.
Tidak termasuk: keputusan yang menjadi hak organisasi anda, apa-apa di luar skop bertulis, nasihat undang-undang, cukai atau pematuhan, dan janji tentang kehadiran atau hasil. Perubahan skop dipersetujui secara bertulis terlebih dahulu.
Cara perkhidmatan berjalan
- Kongsikan tujuan acara, hadirin, tempoh tarikh, lokasi dan perkara yang sudah anda ada.
- Sepakati tahap sokongan dan skop secara bertulis, termasuk siapa meluluskan apa.
- Kami membina pelan, rangka bajet dan laluan kelulusan, kemudian memberi taklimat dan membandingkan pembekal untuk keputusan anda.
- Kami menyelaraskan fasa persediaan, dengan laporan kemajuan dan log keputusan yang boleh dibaca oleh pihak yang meluluskan.
- Kami mengurus hari acara bersama pasukan subkontrak dan menutup projek dengan dokumen serah tugas.
Apa yang berlaku selepas anda menghubungi kami
Kami membaca mesej anda dan membalas dengan beberapa soalan tentang acara dan proses kelulusan anda. Jika sesuai, kami aturkan perbualan ringkas untuk mengesahkan tahap sokongan.
Sebut harga bertulis menyusul apabila skop jelas, dengan butiran yang termasuk dan perkara yang boleh mengubah yuran. Lihat yuran dan sebut harga.
Di mana kami bekerja
Perancangan dan pengurusan projek boleh dilaksanakan dari jauh di mana-mana sahaja di Malaysia. Sokongan di lokasi dan perjalanan boleh diatur di mana-mana di Malaysia apabila skop memerlukannya. Perjalanan dan penginapan dikenakan bayaran apabila menjadi sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat kawasan dan aturan di lokasi.
Halaman berkaitan
- Pengurusan acara korporat dan pengurusan acara perkhidmatan penuh untuk butiran perkhidmatan.
- Acara dalaman dan kakitangan syarikat untuk majlis town hall, makan malam dan program kakitangan.
- Siapa yang kami bantu untuk membandingkan dengan jenis pembeli lain, atau subkontrak agensi acara jika anda sebuah agensi.
- Pengurusan projek acara secara penyumberan luar dan pembina taklimat acara untuk memulakan taklimat bertulis.
Gunakan sendiri
Senarai semak pembeli korporat: kelulusan, perolehan, jenama dan pengesahan
Semak senarai ini sebelum memberi taklimat kepada mana-mana pembekal. Setiap kekosongan menjadi soalan untuk diselesaikan awal.
- Tujuan acara dan satu hasil yang mesti disokongnya untuk perniagaan.
- Pemegang bajet, had kelulusan dan siapa meluluskan perubahan.
- Kelulusan dalaman yang diperlukan sebelum komitmen, dengan tempoh lazim setiap satu.
- Peraturan perolehan: bilangan sebut harga, pembekal panel dan penandatangan kontrak.
- Peraturan jenama: penggunaan logo, templat, nada, jenama bersama dan siapa meluluskan karya seni.
- Pengesahan mesej: siapa meluluskan ucapan, slaid, jemputan dan bahan akhbar.
- Pihak berkepentingan yang perlu dimaklumkan atau dirujuk, dan bila.
- Penanggungjawab senarai tetamu dan peraturan tentang tetamu, hadiah dan layanan.
- Pengendalian data: data hadirin apa yang dikutip, di mana disimpan dan siapa boleh melihatnya.
- Siapa yang berhak membuat keputusan pada hari acara, dan laluan rujukan lanjut.
- Pelaporan: format, kekerapan dan penerima.
- Keperluan penutup: penyelesaian akaun, kajian selepas acara dan arkib.
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara kecil, mengulang format yang dikenali pasukan anda dan pembekalnya sedikit.
- Seorang individu mempunyai masa khusus dan kuasa memutuskan.
- Anda sudah bekerja dengan pasukan pembekal yang dipercayai.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Acara itu baharu, lebih besar atau lebih berisiko daripada yang pernah dikendalikan pasukan anda.
- Beberapa pihak yang meluluskan, pembekal dan aliran kerja perlu diselaraskan serentak.
- Pasukan anda tidak dapat meninggalkan kerja biasa semasa fasa persediaan.
Mahu acara korporat anda diurus?
Jika anda mahu seseorang memikul pelan, pembekal dan hari acara, kami boleh membantu. Ceritakan tentang acara dan proses kelulusan anda. Kami akan membalas dengan beberapa soalan, kemudian menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skopnya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah anda bekerja mengikut proses perolehan kami?
Boleh. Beritahu kami peraturan tentang sebut harga, panel dan penandatangan. Kami menyediakan sebut harga yang boleh dibandingkan dan menyimpan rekod yang boleh diikuti pasukan perolehan anda.
Siapa yang mengesahkan jenama dan mesej?
Organisasi anda. Kami memasukkan laluan kelulusan ke dalam garis masa supaya penyemak menerima bahan tepat pada masanya.
Adakah anda mengurus seluruh acara atau hanya menyelaraskan?
Kedua-duanya boleh. Skop dipersetujui secara bertulis, daripada pengurusan penuh hingga penyelarasan projek sahaja.
Bolehkah anda menyokong acara di luar Lembah Klang?
Boleh. Perancangan boleh dibuat dari jauh dan sokongan di lokasi boleh diatur di mana-mana di Malaysia apabila skop memerlukannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.