为外州代理机构提供远程项目领导
贵机构设在外州，希望有一位项目负责人远程与您配合。
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消息预览
Hi, I'd like to discuss support for an upcoming event. Help needed: Not decided Event type: Not decided Event area: Not decided Date: Not decided Approx. attendees: Not decided Reference: EV-1152 / zh-hans Page: https://eventconsultant.com.my/zh/guides/malaysia-wide/remote-leadership-for-agencies/
简要回答
开始之前先把工作分成三块：代理机构保留什么、客户决定什么、远程项目负责人承担什么。写下来一次就好，并说清楚由谁与客户沟通。
远程项目负责人可以在贵机构品牌背后，负责计划、时间表、供应商协调和决策记录。客户关系与最终批准，则按您与客户的约定，仍由原来的一方负责。
远程项目负责人可以承担什么
针对代理机构的支持可以在贵机构自己的品牌下进行。策划工作远程完成，服务范围需要时，也可安排活动当天的现场支持。服务范围会与您书面约定，让双方都清楚涵盖哪些事项。
- 制定并维护项目计划与时间表。
- 向供应商和分包的专业人员说明要求，按同一份计划协调。
- 更新决策记录、风险清单和行动清单。
- 准备进度简报，由您转交客户；如果您同意，也可以直接发给客户。
- 与贵团队一起审阅活动流程、报到和抵达安排。
- 按约定在活动当天到场。
仍由代理机构负责的部分
客户关系、合约和代理机构的品牌都属于您。客户看到什么、以什么形式看到，由您决定。
创意方向，以及您向客户作出的承诺，也仍由您负责，除非您书面同意把某项任务交给项目负责人。具体运作方式，请参阅活动代理机构的白标项目管理。
仍由客户负责的部分
节目、预算、讲者以及任何范围变更，都由客户批准。请在客户方指定一位可以点头同意的人，和一位可以说不的人。
如果批准需要时间，请把日期记入决策记录，让代理机构和项目负责人围绕这些日期安排工作。
仍由本地人员负责的部分
远程项目负责人不能取代场地团队、本地供应商或主办地的主管机构。他们各自仍负责自己的工作。若活动前几天，您的团队和我们都没有人在场地，请指定一位本地联络人。
策划与项目管理可以在全马来西亚任何地方远程进行。需要时，现场支持和出行也可以安排到任何地方，视人手、项目需求、服务范围和双方同意的费用而定；我们最常工作的地区是吉隆坡、雪兰莪和芙蓉。详情请参阅远程项目负责人负责什么，哪些仍由本地负责。
商定合作方式
- 书面约定服务范围，也写明项目负责人不做哪些事。
- 决定由谁与客户沟通，以及电邮抄送给谁。
- 定下固定的汇报频率，以及放置计划、决策记录和供应商名单的同一个地方。
- 约定范围变更如何提出和批准。
- 决定项目负责人的差旅与住宿是否在服务范围内。纳入范围时需另行收费。请参阅差旅与住宿应如何约定。
活动当天
活动前先决定项目负责人当天是否到场。若已约定活动当天出行，请写明时间、职责，以及项目负责人向谁汇报。
约定谁在现场代表代理机构发言，以及情况有变时由谁拍板。若项目负责人全程远程，则约定代理机构现场团队如何、何时能联络到他。
使用职责矩阵
活动职责矩阵生成器可以把下面的分工变成可分享的文件。想了解更多背景，请看活动代理机构何时该增聘自由职业项目负责人、白标工作中如何维护客户关系和覆盖全马来西亚的专业活动策划。
实例演示 · 虚构示例
一家虚构代理机构为客户活动分工
组织与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Agensi Fiktif Acara Utara 设在槟城，刚拿下柔佛一个虚构协会为期两天的论坛。机构团队不大，当月有两人已经被另一场活动占住。
机构商定，由远程项目负责人负责维护计划、供应商说明和决策记录；机构自己保留客户关系和创意方向；协会秘书负责批准节目和预算变更。大家也同意，项目负责人按服务范围所写，在活动第一天到场。
可直接使用
代理机构、客户与远程项目负责人的职责划分表
请复制这张表，按贵方的约定修改各行。尚未决定的写“待定”。
| 事项 | 代理机构 | 客户 | 远程项目负责人 |
|---|---|---|---|
| 客户关系与合约 | 负责 | 签署并批准 | 按需提供进度资料 |
| 节目与讲者 | 提出建议 | 批准 | 追踪决定与日期 |
| 项目计划与时间表 | 审阅 | 接收进度更新 | 制定并维护 |
| 供应商说明与协调 | 商定范围 | 批准开支 | 说明要求并跟进 |
| 预算变更 | 提出建议 | 批准 | 记录并提示 |
| 决策记录与风险清单 | 提供内容 | 提供内容 | 保持更新 |
| 向客户汇报进度 | 发送或批准 | 接收 | 准备 |
| 报到与抵达安排 | 审阅 | 批准对外沟通 | 与代理机构团队共同起草 |
| 活动当天现场负责人 | 商定谁代表代理机构发言 | 指定拍板人 | 按服务范围约定到场 |
| 项目负责人的差旅与住宿 | 同意 | 若向客户收费则批准 | 提供细节 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 贵团队自己有项目负责人，而且时间排得开。
- 活动规模不大，客户批准也快。
- 供应商都是您早已熟悉的合作对象。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 团队同一时期已被其他活动占住。
- 活动在外州，您无法出席每一次供应商会议。
- 您需要有人每天推进计划，而您自己专心应对客户。
需要在贵机构品牌背后有人支持吗？
把活动资料、客户尚未作出的决定，以及您想交出去的工作告诉我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明远程项目负责人会怎样在贵机构品牌背后维护计划、供应商说明和决策记录。服务范围需要时，也可以安排活动当天的现场支持，视人手和双方同意的费用而定。
主办方常见问题
客户会知道有远程项目负责人吗？
由您决定。针对代理机构的支持可以在贵机构品牌下进行。请与项目负责人商定客户能看到什么，并写入服务范围。
项目负责人需要到活动现场吗？
不一定。若已约定活动当天出行，请写明时间和职责。否则，项目负责人会以约定的方式在远处保持可联络。
差旅与住宿由谁承担？
属于约定服务范围时才会收费。请尽早决定是否纳入范围，以及由谁承担费用。
项目负责人可以每天驻守在我所在的城市吗？
可以，前提是这已列入约定的服务范围。现场支持和出行可以安排到全马来西亚任何地方，视人手、项目需求和双方同意的费用而定。我们最常工作的地区是吉隆坡、雪兰莪和芙蓉。
相关资源
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