发送简短的活动需求
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消息预览
Hi, I'd like to discuss support for an upcoming event. Help needed: Not decided Event type: Not decided Event area: Not decided Date: Not decided Approx. attendees: Not decided Reference: EV-1147 / zh-hans Page: https://eventconsultant.com.my/zh/guides/malaysia-wide/venue-handover-pack/
简要回答
场地交接资料包是一份文件，告诉场地团队有什么货会送到、该联络谁、每个厅如何布置，以及谁有权批准变更。请在场地团队着手安排活动之前就发出，并要求对方书面回复确认。
资料包分四部分：货件、联络人、各厅布置和审批。每一部分都是一张表，场地方可以逐行核对。
为什么距离远时资料包更重要
不能亲自走一趟场地时，没有写下来的事项到了活动当天就会变成一通通电话。资料包把常见的问题提前白纸黑字写清楚。
这对场地团队也有好处，他们可以在同一处看到已同意的事项和仍未决定的事项。
资料包的四个部分
| 部分 | 应包含的内容 | 场地方需确认的事项 |
|---|---|---|
| 货件 | 什么货、何时到、谁寄出、多少箱或多少件、谁签收、存放在哪里。 | 收货时间、存放空间和签收人。可使用场地进场与收货时段规划器。 |
| 联络人 | 您方的姓名与电话、场地的活动联络人、保安与技术联络人，以及主要供应商。 | 每位联络人是否确实是对口的人，以及非办公时间可以找谁。 |
| 各厅布置 | 每个厅的布局、座位数、器材、开始和结束时间，以及谁负责更换布置。 | 每个厅能否按所写布置，有没有限制。 |
| 审批 | 谁能批准议程、布局、预算和出入权限的变更，以及如何记录。 | 场地方只接受指定审批人的指示。 |
要向场地提出的问题
不要假设场地能做到什么。逐项询问，并把答复与资料包一并保存。
- 货件几时可以收，在需要之前存放在哪里？
- 您的团队不在时，谁代为签收？
- 标识、装饰、餐饮或器材方面有哪些场内规定？
- 布局有任何变更时，场地需要哪些批准，由谁批准？
- 若场地涉及多个管辖机构或地段，申请许可证应适用哪一个？请场地书面确认。
谁来编写，谁来确认
最了解议程的人负责编写。活动负责人审阅，场地的活动联络人签名确认。
让资料包保持最新
- 发出带编号和日期的版本。
- 每次变更都以新版本发送，不要只在聊天群里留言。
- 请场地确认已收到每一个版本。
- 活动当天带上最新版本的打印件。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会向外州场地交接
虚构的组织和数字，仅作说明。
虚构的资产经理协会（Persatuan Fiktif Pengurus Aset）在另一个州的酒店举办一天的会议。秘书只能去一趟场地，因此希望场地团队手上有全部书面资料。
她发出的四部分资料包中，货件部分列出两箱快递，收货时间待酒店确认；联络人部分写明她本人、酒店的活动协调员和视听供应商。各厅布置部分列出一个大会堂和两个分组会议室，并注明开始时间；审批部分写下两位负责人。酒店退回资料包，附上三处更正，她随后发出第二版。
可直接使用
场地交接资料包
请复制到文档中。填写完整后发给场地，并要求书面确认。
- 版本编号与发出日期：
- 活动名称、日期，以及场地的活动联络人：
- 货件：物品、数量、寄件方、到达日期和时间、谁签收、存放位置：
- 场地收货时间与非办公时间联络人：
- 联络人：您方、场地活动联络人、保安、技术、主要供应商（姓名、职责、电话）：
- 各厅布置：厅名、布局、座位、器材、开始与结束时间、谁负责更换：
- 场地已确认的出入权限、场内规定和限制：
- 审批：谁批准议程、布局、预算和出入权限，以及如何记录：
- 仍未解决的问题，以及负责回复的人和日期：
- 场地确认：姓名、日期，以及任何更正：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 场地有活动协调员，会书面确认细节。
- 议程只涉及少数几个厅和少量货件。
- 团队里有人可以在活动前去一趟场地。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个厅、多批货件和多家供应商，需要在一个无法常去的场地统筹。
- 委员会里没有人有时间去催确认。
- 您希望有一份文件，让场地、供应商和委员会共同依据。
想让人帮您准备这份资料包吗？
把场地名称、日期和预计使用的厅发给我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明会怎样准备交接资料包并与场地一起保持更新，可以纳入活动蓝图，或在我们管理活动的过程中一并完成。我们可以在全马来西亚任何地方远程策划；有需要时，也能安排现场支持，视人手、服务范围和双方同意的费用而定。
主办方常见问题
资料包应该几时发给场地？
主要细节确定后就发，并赶在场地安排人手和厅房之前。有变更时随时更新，每次都请对方确认。
场地一定要签名吗？
最好签。场地活动联络人的书面确认，可以证明双方同意了什么、由谁同意。
场地用自己的表格怎么办？
两种都用。以您的资料包作为唯一清单，场地的表格作为附件参考。
相关资源
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