Pek serahan untuk venue di negeri lain
Acara anda diadakan di venue di negeri lain, dan pasukan di sana memerlukan satu dokumen yang jelas.
Hantar ringkasan acara kepada kami
Setiap ruangan boleh dibiarkan sebagai Belum diputuskan. Anda menyemak mesej penuh sebelum WhatsApp dibuka.
Pratonton mesej
Hai, saya ingin berbincang tentang sokongan untuk acara yang akan datang. Bantuan diperlukan: Belum diputuskan Jenis acara: Belum diputuskan Kawasan acara: Belum diputuskan Tarikh: Belum diputuskan Anggaran peserta: Belum diputuskan Rujukan: EV-1147 / ms Halaman: https://eventconsultant.com.my/ms/guides/malaysia-wide/venue-handover-pack/
Jawapan ringkas
Pek serahan venue ialah satu dokumen yang memberitahu pasukan venue apa yang akan tiba, siapa yang perlu dihubungi, bagaimana setiap bilik disusun dan siapa yang boleh meluluskan perubahan. Hantar sebelum pasukan venue merancang acara, dan minta mereka mengesahkannya semula secara bertulis.
Ia mempunyai empat bahagian: penghantaran, orang untuk dihubungi, susun atur bilik dan kelulusan. Setiap bahagian ialah jadual yang boleh disemak oleh venue baris demi baris.
Mengapa pek ini lebih penting apabila venue jauh dari anda
Jika anda tidak dapat meninjau venue, apa-apa yang tidak ditulis akan berakhir sebagai panggilan telefon pada hari acara. Pek ini meletakkan jawapan kepada soalan-soalan lazim di atas kertas lebih awal.
Pek ini juga membantu pasukan venue, kerana mereka dapat melihat di satu tempat apa yang sudah dipersetujui dan apa yang masih belum diputuskan.
Empat bahagian pek
| Bahagian | Apa yang dimasukkan | Apa yang disahkan venue |
|---|---|---|
| Penghantaran | Apa yang tiba, bila, daripada siapa, berapa kotak atau keping, siapa yang menandatangani dan di mana ia disimpan. | Waktu penerimaan, ruang simpanan dan siapa yang menandatangani. Gunakan perancang pemunggahan dan slot penghantaran. |
| Orang untuk dihubungi | Nama dan nombor pihak anda, penyelaras acara venue, orang untuk dihubungi bagi keselamatan dan teknikal, serta pembekal utama. | Setiap orang yang dinamakan memang orang yang tepat, dan siapa yang boleh dihubungi di luar waktu bekerja. |
| Susun atur bilik | Bagi setiap bilik: susun atur, bilangan kerusi, peralatan, masa mula dan tamat, dan siapa yang mengubahnya. | Setiap bilik boleh disusun seperti yang ditulis, dan apa-apa had. |
| Kelulusan | Siapa yang boleh meluluskan perubahan pada aturcara, susun atur, bajet dan akses, dan bagaimana ia direkodkan. | Venue hanya menerima arahan daripada orang yang dinamakan untuk meluluskan. |
Soalan untuk ditanya kepada venue
Jangan mengandaikan apa yang boleh dilakukan venue. Tanya setiap soalan dan simpan jawapannya bersama pek.
- Bila penghantaran boleh diterima, dan di mana ia disimpan sehingga diperlukan?
- Siapa menerima penghantaran apabila pasukan anda tiada?
- Apakah peraturan venue berkaitan papan tanda, hiasan, makanan atau peralatan?
- Apakah kelulusan yang diperlukan oleh venue, dan daripada siapa, untuk sebarang perubahan susun atur?
- Jika tapak melibatkan lebih daripada satu pihak berkuasa atau lot, yang manakah terpakai untuk permit? Minta venue mengesahkannya secara bertulis.
Siapa yang menulis, dan siapa yang meluluskan
Orang yang paling arif tentang aturcara menulis pek. Penanggungjawab acara menyemaknya, dan penyelaras acara venue menandatangani sebagai pengesahan.
Jika tiada sesiapa daripada pasukan anda berada di venue sebelum acara, namakan seorang wakil tempatan. Lihat melantik wakil tempatan dan pemeriksaan tapak jarak jauh.
Memastikan pek sentiasa terkini
- Keluarkan versi bernombor dengan tarikh.
- Hantar setiap perubahan sebagai versi baharu, bukan mesej dalam sembang.
- Minta venue mengesahkan penerimaan setiap versi.
- Bawa salinan cetak versi terkini ke acara.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan fiktif menyerahkan maklumat kepada venue di negeri lain
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Aset mengadakan persidangan sehari di sebuah hotel di negeri lain. Setiausahanya hanya dapat membuat satu lawatan tapak dan mahu pasukan venue mempunyai semua maklumat secara bertulis.
Beliau menghantar pek empat bahagian. Bahagian penghantaran menyenaraikan dua kotak kurier, dengan waktu penerimaan menunggu pengesahan hotel. Bahagian orang untuk dihubungi menamakan beliau sendiri, penyelaras acara hotel dan pembekal AV. Bahagian susun atur bilik memuatkan satu bilik plenari dan dua bilik sesi selari, lengkap dengan masa mula. Bahagian kelulusan menamakan dua orang. Hotel memulangkan pek dengan tiga pembetulan, dan beliau mengeluarkan versi kedua.
Gunakan sendiri
Pek serahan venue
Salin ini ke dokumen. Lengkapkannya, hantar kepada venue, dan minta pengesahan bertulis.
- Nombor versi dan tarikh dikeluarkan:
- Nama acara, tarikh, dan penyelaras acara venue:
- Penghantaran: barang, kuantiti, penghantar, tarikh dan masa tiba, siapa menandatangani, lokasi simpanan:
- Waktu penerimaan venue dan orang untuk dihubungi di luar waktu bekerja:
- Orang untuk dihubungi: pihak anda, penyelaras acara venue, keselamatan, teknikal, pembekal utama (nama, peranan, nombor):
- Susun atur bilik: bilik, susun atur, kerusi, peralatan, mula dan tamat, siapa yang mengubahnya:
- Akses, peraturan venue dan sekatan yang telah disahkan venue:
- Kelulusan: siapa meluluskan aturcara, susun atur, bajet dan akses, dan bagaimana ia direkodkan:
- Soalan yang masih terbuka, dengan orang yang akan menjawab dan tarikhnya:
- Pengesahan venue: nama, tarikh, dan sebarang pembetulan:
Guna alat percuma: Perancang kemasukan peralatan dan slot penghantaran venue
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Venue mempunyai penyelaras acara yang mengesahkan butiran secara bertulis.
- Aturcara hanya melibatkan beberapa bilik dan sedikit penghantaran.
- Seseorang daripada pasukan anda boleh melawat venue sebelum acara.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa bilik, penghantaran dan pembekal perlu diselaraskan di venue yang tidak dapat anda kunjungi dengan kerap.
- Tiada sesiapa dalam jawatankuasa yang sempat mengejar pengesahan.
- Anda mahu satu dokumen yang menjadi rujukan venue, pembekal dan jawatankuasa.
Mahu pek ini disediakan untuk anda?
Jika anda mahu kami menyediakan pek serahan dan mengemas kininya bersama venue, kami boleh melakukannya dalam Event Blueprint atau semasa mengurus acara anda. Hantarkan nama venue, tarikh dan bilik yang dijangka digunakan. Kami akan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skopnya. Sokongan di lokasi boleh diatur apabila skop memerlukannya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bila pek patut dihantar kepada venue?
Sebaik sahaja butiran utama diketahui, dan sebelum venue merancang kakitangan dan bilik. Kemas kini pek apabila ada perubahan dan minta pengesahan setiap kali.
Adakah venue perlu menandatanganinya?
Lebih baik jika venue menandatanganinya. Pengesahan bertulis daripada penyelaras acara venue menunjukkan apa yang dipersetujui dan oleh siapa.
Bagaimana jika venue menggunakan borangnya sendiri?
Gunakan kedua-duanya. Simpan pek anda sebagai senarai tunggal, dan lampirkan borang venue sebagai rujukan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.