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Hi, I'd like to discuss support for an upcoming event. Help needed: Not decided Event type: Not decided Event area: Not decided Date: Not decided Approx. attendees: Not decided Reference: EV-1142 / zh-hans Page: https://eventconsultant.com.my/zh/guides/malaysia-wide/appointing-a-local-contact/
简要回答
指定一位本地联络人，写下他的任务和可以自行决定的事项，并清楚告诉他什么情况下要打电话给您。一张简短的职责卡就能把这三件事讲清楚。
联络人是您在场地附近的眼睛和双手，决策仍应留给原本的负责人。这一安排与整体计划的关系，请参阅全马来西亚活动概览。
为什么要有一位明确的人选
活动前最后几天，小问题接二连三地冒出来：箱子放哪里，会场开门了吗，谁有储物室的钥匙？
如果场地附近没有指定的人，这些问题只能等着跨州打电话处理。有了明确的联络人，问题就不会越积越多。
谁可以担任本地联络人
最合适的人选住在场地附近，容易联系，并且得到委员会的信任。以下几类人都可以担任。
- 住在场地附近的委员会成员或协会会员。
- 举办城市分公司或合作机构的同事。
- 场地自己的活动协调员，前提是场地愿意以书面形式承担这个角色。
- 为活动前几天另行聘请的人，工作范围经双方议定。
联络人在活动前几天可以做什么
任务清单要简短实用。每项任务都应该是一个人在场地附近几分钟就能完成的事。
- 接收送到的货品，并对照清单核对。
- 走一遍通往会场的路线，报告有没有变化。
- 与场地确认会场是否已按约定布置，并拍照为证。
- 供应商抵达时接待，并介绍给场地协调员。
- 领取钥匙、通行证或门禁卡，前提是场地允许。
- 在场地、供应商和项目负责人之间传话。
明确联络人可以决定什么
不清楚自己能批准什么的联络人，要么什么都不做，要么做得太多。请分成三个层级，并逐项写下来。
请与活动当天的职责界限对照，避免联络人的权限超出主办方原本的约定。
| 层级 | 示例 | 联络人怎么做 |
|---|---|---|
| 自行决定 | 送到的箱子放在哪里，供应商从哪道门进出。 | 先处理，再告知项目负责人。 |
| 先询问再做 | 挪动桌子、接受场地对会场的调整、支付小额费用。 | 打电话或发信息给指定的批准人，等对方同意。 |
| 不属于联络人决定 | 议程、预算、安全安排或合同的变更。 | 通过上报流程往上报。 |
什么时候打电话，打给谁
给联络人一份简短的触发情形清单。东西缺失、损坏、迟到，或与计划不一致时，就该打电话。
请把联系方式列入紧急联系人表。遇到任何安全方面的顾虑，应先按场地自己的程序处理，并联系紧急服务。
让这项安排公平合理
如果联络人是义工，请问清楚他能投入多少时间，并予以尊重。如果是聘请的，则以书面议定工作范围。无论哪种情况，都别忘了向他道谢，并告诉他活动办得如何。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的专业团体为地区研讨会指定联络人
虚构的组织与数字，仅作示例。
虚构的 Persatuan Fiktif Akauntan Bersekutu 要在某州首府举办约 90 位会员参加的一日研讨会。秘书处和项目负责人都在另一座城市。
一位住在场地附近的会员答应在活动前两天担任联络人。职责卡写明他负责接收印刷资料并走一遍通往会场的路线，挪动桌子列入先询问再做的事项。如果标牌供应商迟到，他会立刻打电话给项目负责人。
可直接使用
本地联络人职责卡
复制到一页文件里发给联络人。每一行都要填写；尚未决定的写“待定”。可用职责矩阵工具核对各项事务由谁负责。
- 姓名、电话，以及可联系的日期：
- 向谁汇报；第一位联系不上时找谁：
- 要做的任务，按重要程度排序：
- 可以自行决定的事项：
- 必须先询问的事项，以及问谁：
- 绝不由联络人决定的事项：
- 遇到以下情况立即打电话：东西缺失、损坏、迟到，或与计划不一致。
- 场地事务找谁（场地协调员及电话）：
- 各供应商事务找谁（姓名及电话）：
- 可以垫付的费用、上限，以及如何报销：
- 汇报方式：在约定时间发照片和简短讯息：
- 交接：活动当天要做什么，由谁接手：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有委员会成员住在场地附近，也有时间。
- 场地协调员愿意担任联络人。
- 活动前几天比较清闲，送货不多。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 场地附近没有人有空，或者有空的人从未办过活动。
- 需要同时协调多家供应商和多批送货。
- 您希望由一位负责人向联络人交代工作，并处理他提出的问题。
想请人协助交代本地联络人吗？
把活动日期、场地和现有的联络人想法发给我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明会怎样撰写职责卡、向联络人做简报并接听来电。策划工作可以远程进行，需要时也可以到现场支持，视档期、议定范围和费用而定。
主办方常见问题
场地协调员可以当我们的本地联络人吗？
有时可以。请先问场地是否愿意以书面形式承担这个角色。请记住协调员同时也为场地工作，所以要想清楚谁来照顾您这一方的利益。
要付费给本地联络人吗？
视工作范围而定。义工会员也许乐意帮几个小时，但时间较长或要求较高的工作，最好议定后付酬。
如果联络人在活动当天没法到场怎么办？
活动当天再指定第二位人选，两人都列入联系表。备用安排请参阅活动当天抵达计划。
有了本地联络人，还需要项目负责人吗？
通常还需要。联络人处理场地附近的事务，项目负责人则统筹计划、决策和供应商。
相关资源
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