简要回答
传播团队既要决定活动上说什么，往往还要负责把活动办起来。我们负责策划、组织并管理约定范围内的工作，并协调分包的专业供应商，例如场地、视听和报到服务商，让您的团队专注于讯息、发言人和对外关系。
说什么、由谁说、由谁批准，仍由您掌握。我们负责流程表、嘉宾与媒体名单、审批日历和供应商交接，让这些工作按同一组日期推进。
适合谁
- 筹备发布会、公告和持份者简报的企业传播与公共事务团队。
- 希望简报会、记者会或访谈日顺利进行的媒体关系负责人。
- 与传播及法务审阅人共同负责一场活动的品牌与市场团队。
- 讯息和材料须由总部批准的区域团队。
常见的压力
- 讯息审批来得晚，供应商已接到任务说明后流程表又要更改。
- 媒体、投资者、合作伙伴和员工需要不同的邀请和时间安排。
- 发言人最后才确认，排练时间因此消失。
- 幻灯片、背景板和新闻资料袋在文字定稿前就已制作。
- 传播、法务和业务主办方各自期待签批不同的版本。
各方负责什么
| 范围 | 由您负责 | 由我们管理 | 分包专业服务商 |
|---|---|---|---|
| 讯息与发言人 | 由您撰写、批准并向发言人说明 | 在计划中安排审批日历和排练时段 | 不适用 |
| 嘉宾与媒体名单 | 由您决定邀请谁 | 跟踪邀请、回复和当天名单 | 受委任的报到服务商 |
| 活动流程表 | 由您批准内容和顺序 | 用流程表生成器建立并持续更新 | 不适用 |
| 材料与品牌 | 由您批准文字和设计 | 按审批日期制定制作时间表 | 印刷、舞台与视听服务商 |
| 场地与现场 | 由您批准选择 | 任务说明、交接和现场协调 | 场地、餐饮与视听服务商 |
包含什么，不包含什么
常见范围包括活动计划、审批日历、流程表、嘉宾与媒体名单跟踪、供应商任务说明、现场协调，以及一份简短的收尾记录。
合作如何进行
- 说明活动目的、对象，以及讯息和材料的审批链。
- 以书面约定范围、授权限度、汇报方式和现场出席安排。
- 我们与您的团队一起建立计划、审批日历和流程表。
- 我们按审批日期协调供应商，并持续更新嘉宾与媒体名单。
- 我们按约定提供现场支持，然后提交一份简短收尾记录，列明已完成和未完成的事项。
您咨询之后会怎样
我们会先阅读您的简报，并提出几个问题：活动类型、对象、由谁批准讯息，以及日期范围。随后您会收到书面方案，说明范围、影响费用的因素，以及哪些变化会改变费用，详见费用与报价。您批准范围之后，工作才会开始。
服务地区
策划与项目管理可以在马来西亚任何地方远程进行。需要时，现场支持和差旅可安排到马来西亚各地，视人手、项目要求、约定范围和费用而定。我们最常在吉隆坡、雪兰莪和芙蓉工作。
差旅与住宿属于约定范围时另行收费，详见服务地区与现场安排。
详细指南与相关服务
- 保密与时间安排：把产品路线图简报与公开场次分开。
- 核实说法：周年活动前核实公司历史说法。
- 内部沟通：规划全员大会上的员工提问与管理层回应。
- 相关服务：外包项目管理、企业活动管理和为企业提供活动管理。
实例演示 · 虚构示例
虚构案例：附媒体简报的产品发布会
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构的软件公司筹备发布会，上午是媒体简报，晚上是合作伙伴招待会。发布会的主标题仍在法务审阅人手上，而印刷商已需要最终稿。
审批日历显示印刷截止日早于文字定稿日。团队把定稿日期提前，并同意以简单背景板作为备选，供应商就不必为一句话而等待。
可直接使用
发布会、媒体与持份者活动清单
请把它当作工作清单使用。每一项都需要有负责人和日期。
- 活动目的，以及希望对象带走的那一项核心讯息。
- 各类对象及其邀请名单：媒体、合作伙伴、投资者、员工、官员。
- 发言人、已确认的日期和排练时段。
- 讯息审批链：谁审阅、谁签批，以及每个版本的日期。
- 材料清单（幻灯片、背景板、新闻资料袋、标示牌），及每项的文字定稿日期。
- 禁发或保密规定，以及由谁向供应商团队说明。
- 流程表：每个环节的负责人、开始时间和备选方案。
- 媒体与嘉宾报到：谁负责签到、谁负责引领，以及如何处理访谈请求。
- 问答安排：可能的问题、回答负责人，以及谁来补充。
- 向场地和嘉宾申请的拍摄与录制许可。
- 供应商名单，注明每家的合约持有人和联络人。
- 活动之后：媒体报道追踪负责人、嘉宾跟进，以及一份简短收尾记录。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 活动规模小，审批链也短。
- 供应商熟悉，场地也用过。
- 团队有余力在当天处理现场事务。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 供应商接到任务说明后，审批仍不断变动。
- 多类对象需要不同的邀请和时间安排。
- 团队无法一边支持发言人，一边处理现场事务。
团队守住讯息，场地与流程谁来盯？
请把活动目的、讯息审批链和经常延迟的审批环节告诉我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明项目负责人会怎样在书面约定的范围内推进计划、审批日历、流程表和供应商交接。讯息仍由您的团队负责。
主办方常见问题
你们会撰写讯息或讲稿吗？
讯息、讲稿和发言人简报由您的团队负责。我们围绕这些安排日期和排练时间。
可以办媒体简报会或记者会吗？
可以，以活动管理的形式：流程表、媒体与嘉宾报到、场地和供应商。媒体关系和内容仍由您负责。
可以从头到尾管理整场发布会吗？
可以。我们可以管理约定范围内的工作，并协调分包的专业服务商。详见企业活动管理。
保密的发布会怎么处理？
我们遵守您的团队设定的保密规定，在范围内只向需要知情的人提供信息，并把规定写进供应商的任务说明。
可以支持吉隆坡、雪兰莪和芙蓉以外的活动吗？
可以。策划可以在马来西亚各地远程进行，需要时可安排现场支持，视人手、范围和费用而定。
相关资源
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