简要回答
会议策划与管理涵盖整条链条：议程、讲者、报名、场地与制作，从最初的简报到会议结束。我们在书面约定的范围内策划、组织、管理并执行会议，并协调负责制作、视听、舞台和报名接待的专业分包商。
交给我们多少，由您决定。有些客户保留议程和与讲者的联系，请我们管理其余部分；也有客户请我们管理整场会议。下方的范围图显示了各方负责什么。
适合谁
- 在日常工作之外筹办年度会议或会员大会的协会秘书处和筹委会。
- 举办客户、合作伙伴或行业会议的公司。
- 举办设有 CPD 环节并需要登记出席记录的专业团体。
- 在马来西亚举办会议、但当地没有团队的区域团队。
- 正从小型活动扩大到多场次、大规模会议的主办方。
能解决什么问题
- 议程不断变动，流程表迟迟无法定稿。
- 讲者的确认、简介和演示文件陆续迟到，零零散散。
- 报名、付款和出席记录分散在不同的名单里。
- 场地、视听和餐饮团队依据不同版本的计划工作。
- 筹委会的决定耗时太久，供应商只能等待。
- 秘书处既要办会议，又要处理会员和办公室事务。
会议范围图：我们负责什么，您保留什么
| 范畴 | 我们负责 | 您保留 | 分包专业团队 |
|---|---|---|---|
| 议程 | 环节结构、时间、分场、流程表与更新 | 主题、内容与最终批准 | 不适用 |
| 讲者 | 邀请事务、确认、说明会、收集演示文件、交通与住宿安排 | 讲者的人选及与他们的联系 | 不适用 |
| 报名 | 报名流程、与参会者的沟通、现场签到计划和出席记录 | 票务政策、费用以及谁可以参加 | 报名平台与现场人员 |
| 场地 | 协助寻找场地、实地考察、场内布置、人流动线与场地联络 | 最终选定场地并签署合约 | 场地营运方 |
| 制作 | 技术任务说明、进度安排、彩排与监督 | 批准创意方向 | 视听、舞台、灯光、传译与录制 |
| 参会体验 | 餐饮安排、指示牌、休息时段、无障碍问题和当天流程 | 针对会员的饮食与政策决定 | 餐饮与指示牌供应商 |
| 预算与汇报 | 预算跟进、报价比较与进度报告 | 预算审批与付款 | 报价与发票 |
包含哪些服务
- 会议计划：范围、时间表、预算框架和职责分工。
- 借助会议议程规划器协助编排议程，包括超时和讲者时间冲突的检查。
- 供应商任务说明、报价比较，以及按范围所需的专业团队协调。
- 筹委会文件和会议准备，让决定准时做出。
- 决策记录、行动清单和定期进度报告。
- 由指定负责人在现场管理会议，并掌控流程表。
- 收尾：交接文件、协助核对供应商款项，以及简要总结。
不包含哪些服务
- 议程内容和讲者的选择，这些仍由您决定。
- 认证、CPD 学分或专业团体的批准。我们协调需要询问的问题，由贵团体做决定。
- 法律、税务、保险或安全认证方面的意见。
- 对出席人数、赞助或收入作出承诺。赞助相关工作请参阅赞助与商业化。
- 书面范围以外的工作。任何变更须先以书面方式约定。
合作如何进行
- 提供会议简报：目的、对象、日期范围、场地进展，以及已经确定的事项。
- 我们参照上方范围图，以书面约定范围和支持程度。
- 我们制定计划、议程结构和预算框架。
- 我们向供应商说明需求并比较报价，交由您批准，再在筹备期间协调他们。
- 我们与各团队进行彩排，并做最后一次流程表检查。
- 我们在现场管理会议，结束后提供交接文件并做简要总结。
咨询之后会怎样
我们会阅读您发来的讯息，并就会议提出几个问题，让范围建立在事实之上。如果合适，我们会安排一次简短沟通，确认哪些由您保留，哪些由我们管理。
范围明确后，我们会提供书面报价，写明包含的内容以及哪些因素会改变费用。请参阅费用与报价。
服务地区
会议的策划与项目管理可以远程进行，适用于马来西亚各地。需要时，现场支持和差旅也可安排在马来西亚任何地方，视档期、项目要求、约定范围和费用而定。吉隆坡、雪兰莪和芙蓉是我们服务最多的地区。
差旅和住宿若属于约定范围，会另行收费。请参阅服务地区与现场安排。
选择合适的支持方式
可直接使用
会议范围清单：向服务商说明需求之前要先确定什么
用这份清单写清楚会议的每个部分由谁负责。它适用于任何服务商，包括我们。
- 会议目的、对象和日期范围。
- 议程：天数、分场、环节类型，以及谁批准最终版本。
- 讲者：谁负责邀请，谁负责确认，谁负责收集简介和演示文件。
- 报名：谁设定票种和费用，以及会后需要哪些记录。
- 场地：已列入候选、已选定或尚未决定，以及谁签署合约。
- 制作：视听、舞台、录制、传译和直播的需求。
- 参会体验：餐饮、无障碍问题、指示牌和休息时段。
- 预算范围、审批人和付款规定。
- 服务商需要准备并出席的筹委会会议。
- 汇报：格式、频率和接收人。
- 当天谁在现场，谁有权做决定。
- 交接：会议结束后的文件和未完成事项。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 单日、单一分场的会议，场地熟悉，筹委会人数少。
- 秘书处有专门时间，并有固定合作的供应商团队。
- 议程沿用去年的形式。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 全新、规模更大或多个分场的会议，或者转到新的场地。
- 讲者、报名和场地工作同时进行，却没有单一负责人。
- 筹委会由志愿者组成，无法承担每周的协调工作。
正在筹办会议，想交给专业团队管理？
把会议简报告诉我们，并说明您想自己保留哪些部分。我们会回复哪一级支持合适，并说明书面范围会怎样写明议程、讲者、报名、场地和制作各由谁负责，其余部分由我们管理，并协调各专业团队。
主办方常见问题
我们可以保留议程和讲者，其余的交给你们吗？
可以。许多会议都是这样进行的。范围图显示了分工，书面范围会准确记录各方负责的部分。
视听和舞台由你们自己提供吗？
视听、舞台等制作工作由专业分包商完成。我们在约定范围内向他们说明需求、安排进度并协调，委任需经您批准。
你们能支持 CPD 或需认证的环节吗？
我们可以协调相关事务，例如出席记录和证书处理。认证与 CPD 的决定仍由贵专业团体负责。
这与外包项目管理有什么不同？
外包活动项目管理是在您负责执行的同时，协调您的团队和供应商。会议策划与管理则是由我们管理会议本身，并协调各专业团队。
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