简要回答
会议组委会通常有专业知识，也有决定权，缺的是时间。我们负责策划、组织并管理约定范围内的工作，需要时协调分包的专业供应商，让义务成员把时间用在议程和决策上。
议程、讲者、预算审批和会议名义仍由组委会掌握。时间表、行动清单、供应商跟进，以及原本落在“谁今晚有空谁做”的文书工作，由我们接手。
适合谁
- 义务性质组委会的主席和名誉秘书。
- 希望专注于内容的学术、技术或议程小组。
- 每届更换成员、前一届记录随之流失的委员会。
- 向委员会借调员工、而员工仍有本职工作的主办机构。
能解决什么问题
- 会议上谈好的事项没人记录由谁接手。
- 因为合适的人不在场，决定要等到下一次会议。
- 供应商的电邮发到三位不同成员手上，回复互相矛盾。
- 少数成员承担大部分工作，临近活动时又退下来。
- 给赞助商、讲者和场地的文件每一届都要重头做起。
工作量与决策图
先写下谁做什么、谁决定什么。委员会工作量规划器和职责矩阵生成器可以帮您在委任第一家供应商之前完成这一步。
| 工作范围 | 决策负责人 | 义务成员的一般负担 | 项目负责人可以接手的部分 |
|---|---|---|---|
| 议程与讲者 | 议程小组 | 重：邀请、摘要、排期 | 时间表、任务说明、讲者跟进和议程表 |
| 预算与审批 | 财政和主席 | 中等：审批与汇报 | 对照计划跟踪，并把差异提交审批 |
| 供应商与场地 | 主席或指定成员 | 重：报价、说明、跟进 | 任务说明、比较表、交接和问题跟进 |
| 报到与代表 | 秘书处或小组 | 中等：表格、询问、名单 | 报到方案、代表沟通日历、现场协调 |
| 赞助商与参展商 | 委员会 | 重：联络与兑现 | 按议程列出福利安排表；策略属于另一项服务 |
包含什么，不包含什么
常见范围包括总计划、行动与决策记录、委员会会议文件、供应商协调、代表沟通日历、现场协调，以及供下一届委员会使用的交接资料。
- 不包含：学术或技术评审、摘要筛选和讲者人选，这些仍由委员会决定。
- 不包含：代表委员会签约或批准开支。授权限度写入约定范围。
- 除非在范围内约定，不包含场地、供应商和讲者的费用。
- 如需从头到尾管理整场会议，请见会议策划与管理。
合作如何进行
- 说明委员会架构、会议日期范围，以及哪些工作负担最重。
- 以书面约定范围、授权限度、会议节奏和汇报方式。
- 我们与主席一起建立总计划、工作量与决策图和行动记录。
- 我们在两次会议之间推动行动清单，协调供应商，并为每项委员会决策准备文件。
- 我们按约定提供现场支持，然后交付文件和未完成事项，供下一届使用。
您咨询之后会怎样
我们会先阅读您的简报，并提出几个问题：会议规模、委员会如何做决定、哪些工作负担过重，以及日期范围。随后您会收到书面方案，说明范围、影响费用的因素，以及哪些变化会改变费用，详见费用与报价。您批准范围之后，工作才会开始。
服务地区
策划与项目管理可以在马来西亚任何地方远程进行。需要时，现场支持和差旅可安排到马来西亚各地，视人手、项目要求、约定范围和费用而定。我们最常在吉隆坡、雪兰莪和芙蓉工作。
差旅与住宿属于约定范围时另行收费，详见服务地区与现场安排。
详细指南与相关服务
- 委员会治理：把委员会决策与会议运作分开和委员会换届时保存机构记忆。
- 学术委员会：与专业会务公司合作和把学术决定与行政工作分开。
- 相关服务：外包项目管理、会议策划与管理和专业团体与协会。
实例演示 · 虚构示例
虚构案例：一个不堪重负的委员会
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一个虚构的专业学会，由七人委员会筹办为期两天的会议。其中两位成员几乎处理了所有供应商电邮，主席往往在决定做出之后才知情。
工作量图显示了这种失衡，一份统一的行动记录取代了零散的电邮往来，每项委员会决策都有一页附选项的文件。这两位成员如今依据计划向供应商说明，不再靠记忆。
可直接使用
组委会工作量与决策清单
请在下一次委员会会议上填写。没有名字的一行，就是最先要解决的问题。
- 会议目的、日期范围和服务的对象。
- 委员会主席、秘书和财政，以及各自的副手。
- 每个工作范围（议程、预算、供应商、报到、赞助、沟通）及其决策负责人。
- 每位义务成员在活动前每周能投入的小时数。
- 需要全体委员会决定的事项，以及主席可以独自决定的事项。
- 需要多快做出决定，以及如何记录。
- 存放行动与决策的同一个地方，以及由谁更新。
- 每家供应商的合约持有人和联络人。
- 未来三次会议需要准备的文件。
- 预算审批流程以及签字人。
- 给下一届委员会的交接资料：计划、联络人、经验总结和未完成事项。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会成员有固定时间，职责清楚。
- 需要的供应商不多，也留有以往的文件。
- 已有一位可靠的协调人。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 义务成员负担过重，任务在两次会议之间被遗漏。
- 与供应商的沟通分散在几个人手上。
- 成员更替使计划每一届都要重建。
想请项目负责人分担协调工作吗？
请把委员会架构，以及进度落后的工作范围告诉我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明项目负责人会怎样在书面约定的范围内推进计划、行动记录、供应商交接和委员会文件，让义务成员把时间留给议程与决策。
主办方常见问题
你们会接手委员会的决定吗？
决定权始终在委员会。我们准备选项、保存决策记录，并执行委员会的决定。
可以只请你们负责一部分工作吗？
可以。范围可以只限于供应商协调、总计划或委员会文件。详见外包项目管理。
你们可以管理整场会议吗？
可以。我们可以从头到尾管理约定范围内的工作，并协调分包的专业服务商。详见会议策划与管理。
我们需要准备什么？
一份简短的简报、委员会架构、现有的供应商联络方式和以往的文件。上面的清单列出了需要收集的资料。
可以支持吉隆坡、雪兰莪和芙蓉以外的委员会吗？
可以。策划可以在马来西亚各地远程进行，需要时可安排现场支持，视人手、范围和费用而定。
相关资源
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