简要回答
企业会议要办得好，需要有人把目的、审批和嘉宾体验放在一起统筹。我们负责策划、组织并管理双方约定的范围，需要时再协调制作、视听、舞台和报到等专业分包商。
属于贵公司的讯息、讲者和签核仍由您掌握。您可以按需要选择支持程度，从筹备资料包到全程活动管理都可以。
适合谁
- 负责会议但无法决定所有事项的企业传播与市场部主管。
- 为员工、合作伙伴或客户举办年度会议的业务单位主管。
- 为海外总部在马来西亚举办会议的区域团队。
- 筹办领导层或战略会议、需要接待高层嘉宾的行政办公室。
能解决什么问题
- 几个部门对同一天各有期望，却没有人有权拍板。
- 品牌团队、议程负责人和场地各自按不同版本的计划行事。
- 高层讲者和嘉宾需要细心接待，内部团队却抽不出时间。
- 供应商按不同的假设报价，价格无法比较。
- 审批拖延，时间表悄悄往后推，却没有人察觉。
需要尽早敲定的决定
| 决定 | 通常由谁负责 | 我们准备什么 |
|---|---|---|
| 目的、受众，以及公司希望参会者事后采取的行动 | 会议主办人或高管 | 一页说明，以及仍待解答的问题 |
| 舞台、印刷、数码和指示牌的品牌规范 | 品牌或传播主管 | 供每份供应商任务说明使用的品牌要求清单 |
| 议程结构与讲者人选 | 议程负责人与行政办公室 | 各方案对时间和会场的影响分析 |
| 嘉宾名单、职级与接待安排 | 行政办公室 | 附礼宾与座位问题的嘉宾追踪表 |
| 预算上限与审批流程 | 财务负责人 | 结构化的假设和可对等比较的报价表 |
| 讯息与内容的内部签核顺序 | 传播主管 | 列明审批人和日期的审批日历 |
我们管理什么，哪些仍由您负责
| 范围 | 仍由您负责 | 由我们管理 | 分包专业供应商 |
|---|---|---|---|
| 目的、信息与讲者 | 由您决定并批准 | 时间表、任务说明、彩排安排和讲者跟进 | 不适用 |
| 预算与合约 | 由您批准并签署 | 报价比较与预算追踪 | 提供报价并履行合约 |
| 场地与后勤 | 由您批准选择 | 场地任务说明、场地考察、流程表和交接 | 场地、餐饮和交通营运方 |
| 制作、视听与舞台 | 由您批准设计方向 | 任务说明、日程、现场提示和供应商协调 | 制作、视听和舞台团队 |
| 报到与嘉宾体验 | 由您批准嘉宾名单与沟通内容 | 报到设置、嘉宾接待计划和现场协调 | 报到服务商和接待人员 |
包含什么，不包含什么
服务范围会在开工前以书面写明。典型的完整服务范围包括：计划与时间表、供应商任务说明与协调、议程编排、预算追踪、嘉宾与讲者接待、流程表，以及活动当天的现场管理。
- 除非在范围内约定，否则不包含：贵公司的内部审批与决定、讲者酬金、场地与供应商费用，以及须由合资格方出具的法律、安全或无障碍确认。
- 制作、视听和舞台等专业工作由我们在约定范围内分包并协调。
- 赞助招商与收入规划属于另一项工作。请见赞助与商业化规划。
合作如何进行
- 把您的简报、日期范围，以及谁需要批准什么告诉我们。
- 以书面约定范围、支持程度、权限界限和汇报方式。
- 我们制定计划，委任并向专业分包商说明工作，同时维护决策记录。
- 我们协调活动前几周的工作，包括彩排和最终审批。
- 我们按约定在现场管理活动当天，之后交接文件与未完成事项，完成收尾。
您咨询之后会怎样
我们会先阅读您的简报，并询问了解活动所需的几个问题：目的、受众、日期范围、决策负责人，以及您需要的支援。随后您会收到一份书面建议书，列明服务范围、影响费用的因素，以及哪些情况会改变费用，详见费用与报价。您批准范围之后，工作才会开始。
服务地区
策划与项目管理可在马来西亚各地远程进行。需要时，现场支持与出差可安排到马来西亚各地，视乎人手、项目需求、约定范围和费用而定。我们最常在吉隆坡、雪兰莪和芙蓉工作。
出差与住宿属于约定范围时会另行收费。请见服务地区与现场安排。
详细指南与相关服务
实例演示 · 虚构示例
虚构案例：负责人太多的会议
虚构的机构与数字，仅作说明。
一家虚构的物流集团正在筹备年度领导层会议。市场部想要一个发布时刻，总裁办公室想为高层嘉宾安排闭门环节，人力资源部则希望区域经理参加技能分场。
在联系任何场地之前，主办人先指定总裁办公室为最终审批人，议程定为上午一场全体大会、下午两个分场，品牌规范也写进每份供应商任务说明。三个部门从此按同一份计划行事。
可直接使用
企业会议筹备清单
在向供应商说明需求之前逐项过一遍。答不出的一项，就是需要尽快决定的事项。
- 用三句话说明目的，以及参会者事后应该做到或理解什么。
- 会议主办人与最终审批人，写明姓名。
- 内部持份者（部门、地区、行政办公室）及各自对这一天的期望。
- 品牌规范：标志使用、模板、舞台设计方向、指示牌和印刷品审批。
- 议程结构，以及批准讲者与场次的负责人。
- 讯息审批流程，以及每项审批所需的日期。
- 嘉宾名单：职级、礼宾需求，以及各组由谁接待。
- 预算上限、审批流程，以及谁签署合约。
- 日期范围与需避开的日期，包括公司日程和公共假期的冲突。
- 要向场地以及安全、法律和无障碍方面提出的问题，并写明由谁负责回答。
- 流程表负责人与彩排日期。
- 活动后复盘：衡量什么、由谁衡量，以及结果交给谁。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 团队办过这场会议，也保留着以往的文件。
- 有一个人有专门的时间，也有决定权。
- 供应商不多，议程也简单。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几个部门需要达成一致，却没有人掌握最终决定权。
- 高层嘉宾、讲者和供应商需要在日常工作之外同时协调。
- 这场会议比团队以往办过的都大。
希望有一个团队把整场会议统筹起来？
把您的会议简报和还没有定下来的事项告诉我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明会怎样把目的、审批、品牌和嘉宾安排整合成一份书面范围，并协调所需的专业分包商。
主办方常见问题
可以只管理会议的一部分吗？
可以。您可以选择支持程度，从筹备资料包到完整的管理服务。服务范围会写明我们管理什么，哪些仍由您负责。
供应商由谁挑选？
我们负责推荐和比较，由您批准；除非范围另有说明，合约由贵机构签署。
讲者的事宜由你们处理吗？
讲者由您的议程负责人挑选。我们负责邀请、说明会、出行事项和彩排日程，确保负责人的决定得到落实。
可以和我们现有的供应商合作吗？
可以。我们可以协调您已有的供应商，范围需要时再加入专业分包商。
可以支持吉隆坡、雪兰莪和芙蓉以外的会议吗？
可以。策划可在马来西亚各地远程进行，需要时可安排现场支持，视乎人手、范围和费用而定。请见服务地区与现场安排。
相关资源
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