为人力资源与培训团队提供活动支持
人力资源团队除了薪酬、招聘和全年日程，还要承办全员大会、培训日和员工活动。
简要回答
人力资源与培训团队常常以精简的人手、固定的日期，承办公司规模最大的聚会。我们负责策划、组织并管理约定范围内的工作，并协调分包的专业供应商，例如场地、餐饮、视听和报到服务商，让您的团队在最忙的几周里不必独自扛下后勤。
涉及员工的决定仍由您掌握：谁获表彰、管理层说什么、向员工公布什么。我们负责时间表、员工沟通日历、供应商交接和活动当天的协调。
适合谁
- 筹办全员大会、年度晚宴、颁奖礼和周年活动的人力资源团队。
- 举办培训日、重复场次和内部会议的学习与发展团队。
- 负责全年员工活动日程的员工关系与企业文化主管。
- 在特定时期需要额外人手、可现场、远程或混合进行的小型人力资源团队。
常见的压力
- 活动正好落在发薪、考核或招聘高峰，团队时间最紧的时候。
- 员工分散在不同班次、据点和远程工作，同一个日期无法适合所有人。
- 颁奖结果或架构调整等机密事项，必须在当天之前严格保密。
- 管理层临时更改内容，每家供应商得分别通知。
- 每场活动都要重复询问饮食需求、无障碍需求和出席情况，答案散落在旧电邮里。
各方负责什么
| 范围 | 由您负责 | 由我们管理 | 分包专业服务商 |
|---|---|---|---|
| 员工相关决定与内容 | 由您决定表彰对象、管理层信息和培训内容 | 时间表以及排练或简报时段 | 不适用 |
| 员工沟通 | 由您批准讯息 | 沟通日历、供审阅的草稿和提醒 | 不适用 |
| 报到与员工需求 | 由您设定资格与规则 | 报到方案、饮食和无障碍需求、现场签到 | 受委任的报到服务商 |
| 场地、餐饮与视听 | 由您批准选择 | 任务说明、流程表和交接 | 场地、餐饮与视听服务商 |
| 后续跟进 | 对员工所作的承诺由您负责 | 收尾记录与附负责人的行动清单 | 不适用 |
包含什么，不包含什么
常见范围包括活动计划、员工沟通日历、报到与员工需求、供应商任务说明、流程表、现场协调和收尾记录。
- 不包含：人力资源政策、表彰决定、雇佣方面的意见和培训内容，这些仍由您的团队负责。
- 不包含：机密数据。颁奖结果和个人资料仍由获授权的人保管，仅按范围所需共享。
- 除非在范围内约定，不包含场地、供应商和表演的费用。
- 如果某个忙季需要多一双手，请见临时活动经理。
合作如何进行
- 说明活动类型、日期范围、员工群体，以及人力资源日历上已有的活动。
- 以书面约定范围、支持程度、授权限度和汇报方式。
- 我们依据人力资源日历建立计划，并配备沟通日历和报到方案。
- 我们协调供应商，并保持清单更新，每一项都有指定负责人。
- 我们按约定提供现场支持，然后以您的团队负责的后续行动办结。
您咨询之后会怎样
我们会先阅读您的简报，并提出几个问题：活动类型、涉及多少员工群体和据点、日期范围，以及由谁批准。随后您会收到书面方案，说明范围、影响费用的因素，以及哪些变化会改变费用，详见费用与报价。您批准范围之后，工作才会开始。
服务地区
策划与项目管理可以在马来西亚任何地方远程进行。需要时，现场支持和差旅可安排到马来西亚各地，视人手、项目要求、约定范围和费用而定。我们最常在吉隆坡、雪兰莪和芙蓉工作。
差旅与住宿属于约定范围时另行收费，详见服务地区与现场安排。
如果雇主可能申请费用，见HRD Corp可申请的培训活动。
详细指南与相关服务
- 全员大会：企业全员大会策划指南、让远程和轮班员工也能参与和跟进已作出的承诺。
- 表彰：员工颁奖典礼策划和让颁奖结果符合人力资源保密要求。
- 培训日：内部培训日策划指南和不影响营运的培训日安排。
- 相关服务：企业全员大会、外包项目管理和为企业提供活动管理。
实例演示 · 虚构示例
虚构案例：同一季度内的全员大会与培训日
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构的制造商在同一季度安排了员工全员大会和培训日，同时还有绩效考核周期。一半员工需要轮班，无法同时出席同一场。
计划把全员大会分成两场并提供录播选项，同时把培训日移出考核周。日历让人力资源团队看清活动适合放在哪里，清单则让每项任务都有指定负责人。
可直接使用
清单：全员大会、培训日或员工活动
请与人力资源日历一起使用。每一项都需要负责人和日期。
- 活动目的，以及服务的员工群体。
- 对照发薪、考核、招聘和营运高峰检查过的备选日期。
- 轮班模式、据点和远程员工，以及各群体如何参与。
- 内容负责人：管理层、讲师或主讲人，以及内容定稿日期。
- 机密事项（颁奖、公告）以及获授权保管的人。
- 员工沟通日历：首次通知、提醒和后续，并指定批准人。
- 报到、饮食和无障碍需求，以及收集方式。
- 预算审批流程以及签字人。
- 供应商名单，注明每家的合约持有人和联络人。
- 流程表：每个环节的负责人和备选方案。
- 员工提问：如何收集、由谁回答、何时回答。
- 后续承诺及其负责人和日期，以及员工将如何得知结果。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 活动规模小，人力资源日历在前后都有空档。
- 内容和供应商很早就敲定。
- 团队中有人能专门负责后勤。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 活动落在人力资源的高峰周，团队人手紧张。
- 员工分属不同班次和据点，一场活动无法涵盖。
- 您需要在特定时期增加专职的人手。
人力资源旺季需要多一双手吗？
请把活动类型、日期范围和涉及的员工群体告诉我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明临时活动经理会怎样在特定时期以专职人手的身份加入您的团队，可现场、远程或混合进行，并听从您的安排。
主办方常见问题
你们可以进驻人力资源团队工作几个月吗？
可以。临时活动经理提供短期专职人手，可现场、远程或混合进行，听从您的安排。
颁奖时由你们决定谁获表彰吗？
不是。表彰的决定仍由您负责。我们根据您提供的结果策划典礼并处理后勤。
可以处理机密公告吗？
我们遵守您的团队设定的保密规定，仅按范围所需共享信息。机密数据仍由获授权的人保管。
可以从头到尾管理一场员工活动吗？
可以。我们可以管理约定范围内的工作，并协调分包的专业服务商。详见企业活动管理。
可以支持吉隆坡、雪兰莪和芙蓉以外的活动吗？
可以。策划可以在马来西亚各地远程进行，需要时可安排现场支持，视人手、范围和费用而定。
相关资源
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