发送简短的活动需求
每一项都可以保留为尚未确定。打开 WhatsApp 前，您可以先检查完整消息。
WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
消息预览
Hi, I'd like to discuss support for an upcoming event. Help needed: Not decided Event type: Not decided Event area: Not decided Date: Not decided Approx. attendees: Not decided Reference: EV-1106 / zh-hans Page: https://eventconsultant.com.my/zh/guides/malaysia-wide/out-of-area-enquiry-brief/
简要回答
先发一份简短的简报，写清八件事：活动是什么、在哪里、何时、多少人、谁决定、哪些已确定、需要什么协助，以及还不清楚什么。
未解决的问题可以写。写明“未决定”的说明，比靠猜测的说明更有用。
为什么距离较远时更需要简报
策划支持覆盖全马来西亚。对于吉隆坡、雪兰莪与芙蓉以外的活动，早期工作大多以远程方式进行，所以书面说明更重要。
清楚的说明让您不必重复解释，也让第一次沟通可以直接谈决定，而不是从基础谈起。
第一封信应包含什么
控制在一页内。使用下面的模板，删去不适用的部分。
| 项目 | 要写什么 | 如果不清楚 |
|---|---|---|
| 活动 | 名称、类型（会议、论坛、研讨会、圆桌）以及一两句话的目的。 | 写暂定名称和希望达成的目标。 |
| 地点 | 城市和州，以及是否已选定场地。 | 写您正在考虑的城市。 |
| 日期 | 首选日期或时间范围，以及需要避开的日期。 | 写时间范围和由谁确认。 |
| 规模 | 预计参会人数，以范围表示。 | 写您能接受的最多和最少人数。 |
| 决策负责人 | 由谁批准议程、预算和供应商。 | 写出您认为的人选，并标注待确认。 |
| 已确定事项 | 已预订或已承诺的任何事项。 | 写“目前没有已知事项”。 |
| 需要的协助 | 希望别人代办什么，哪些仍由您的团队负责。 | 写目前最耗时间的事。 |
| 未解决的问题 | 您暂时无法回答的事。 | 逐项列出。这是最有用的部分。 |
说明哪些要在当地处理，哪些不用
说明哪些事项取决于是否身在您的城市：场地实地查看、本地供应商、地方主管部门的手续。并说明您的团队或主办机构中谁能处理这些事。
如果您希望活动当天有我们的人员到场，请写明。这可以纳入约定范围，出行与住宿属于该范围时会另行收费。活动当天出行范围指南说明了需要谈妥的事项。
发出前需要核实的事项
- 场地地址和地方主管部门是否正确？请场地提供完整地址。
- 您的日期是否与主办州的周末或假期冲突？请查官方日历，并向场地确认。主办城市日期核查器可以记录您查到的结果。
- 贵机构由谁批准预算？请询问财务联络人。
- 是否已有任何承诺，例如场地暂留或赞助商？请询问主席或秘书。
- 在您的城市，谁是场地查看和送货的联络人？请询问团队或场地。
这份说明之后会怎样
这份说明让我们有足够的信息提出接下来合适的问题。您可以原样发送，也可以先修改。
如果您还没有写出更完整的说明，活动简报生成器可以帮您搭建。
实例演示 · 虚构示例
另一个州的协会所写的简短简报
机构与数字均为虚构，仅用来说明有用的细节程度。
Persatuan Fiktif Pegawai Pendidikan 想在另一个州的城市举办一天的专业学习论坛。目前尚无场地，日期范围为两个月，预计有 150 至 250 位参会者。
秘书把财务主管列为预算批准人，并标注待确认。目前没有任何预订。协会希望得到场地比较和时间表方面的协助，并注明希望项目负责人在活动当天到场。
可直接使用
外地咨询简报模板
把以下内容复制到电邮或文件中。已知的填上，其余写“未决定”。
- 活动名称、类型和目的：
- 城市和州；已选定的场地或正在考虑的城市：
- 首选日期或时间范围；需要避开的日期：
- 预计参会人数（范围）：
- 谁批准议程 / 预算 / 供应商：
- 已预订或已承诺的事项：
- 取决于当地到场的部分，以及团队中谁能处理：
- 需要的协助（策划方案、项目负责人、审阅），以及是否考虑活动当天到场：
- 未解决的问题，每项注明负责人和日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您可以一次填完说明，筹委会对基本事项意见一致。
- 您在主办城市已有联络人。
- 您只需要供应商报价，不需要整套计划。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 团队没有在这个城市办过活动，难以判断当地的手续。
- 决定分散在身处不同地方的人手中。
- 您希望在预订任何供应商之前，先把范围、时间表和职责写下来。
想把说明变成计划吗？
把您的简短说明发给我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明活动蓝图会怎样根据说明列出活动的范围、简报、时间表、职责分工和供应商要求，这些都可以在马来西亚任何地方远程准备。如果您更希望由我们管理整场活动，请在说明中写明。
主办方常见问题
咨询之前，我需要先有完整的活动计划吗？
不需要。一页纸的说明加上未解决的问题就足以开始。目的是把关键事实交到会协助您的人手上。
如果我还没有场地怎么办？
写下您正在考虑的城市，以及选择时看重什么。城市比较指南可以帮您做决定。
你们可以在哪些地方提供现场支持？
活动需要时，马来西亚各地都可以安排，视档期、范围和议定费用而定。我们最常在吉隆坡、雪兰莪与芙蓉工作。出行与住宿属于已约定范围时会另行收费。详见马来西亚覆盖范围页面。
相关资源
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