Membuat pertanyaan dari luar KL, Selangor atau Seremban
Acara anda di luar Lembah Klang dan kawasan Seremban, dan anda mahu bermula tanpa soal jawab berulang.
Hantar ringkasan acara kepada kami
Setiap ruangan boleh dibiarkan sebagai Belum diputuskan. Anda menyemak mesej penuh sebelum WhatsApp dibuka.
Pratonton mesej
Hai, saya ingin berbincang tentang sokongan untuk acara yang akan datang. Bantuan diperlukan: Belum diputuskan Jenis acara: Belum diputuskan Kawasan acara: Belum diputuskan Tarikh: Belum diputuskan Anggaran peserta: Belum diputuskan Rujukan: EV-1106 / ms Halaman: https://eventconsultant.com.my/ms/guides/malaysia-wide/out-of-area-enquiry-brief/
Jawapan ringkas
Hantar satu taklimat ringkas dengan lapan perkara: apa acara itu, di mana, bila, berapa orang, siapa memutuskan, apa yang sudah tetap, apa bantuan yang anda mahu, dan apa yang anda belum tahu.
Soalan terbuka dialu-alukan. Taklimat yang menulis Belum diputuskan lebih berguna daripada yang meneka.
Mengapa taklimat membantu apabila anda jauh
Sokongan perancangan tersedia di seluruh Malaysia. Untuk acara di luar Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban, banyak kerja awal dibuat dari jauh, jadi taklimat bertulis lebih penting.
Taklimat yang jelas menjimatkan masa anda daripada mengulang penerangan yang sama. Ia juga menjadikan perbualan pertama tertumpu pada keputusan, bukan perkara asas.
Apa yang perlu ada dalam mesej pertama
Hadkan kepada satu muka surat. Gunakan templat di bawah dan buang yang tidak berkaitan.
| Perkara | Apa yang ditulis | Jika anda tidak tahu |
|---|---|---|
| Acara | Nama, jenis (persidangan, forum, seminar, meja bulat) dan tujuan dalam satu atau dua ayat. | Tulis tajuk sementara dan apa yang anda mahu capai. |
| Lokasi | Bandar dan negeri, dan sama ada venue telah dipilih. | Tulis bandar yang anda pertimbangkan. |
| Tarikh | Tarikh pilihan atau tempoh, dan tarikh yang perlu dielakkan. | Tulis tempoh dan siapa mengesahkannya. |
| Saiz | Jangkaan bilangan peserta, sebagai julat. | Tulis maksimum dan minimum yang anda terima. |
| Pembuat keputusan | Siapa meluluskan aturcara, bajet dan pembekal. | Namakan siapa yang anda fikir dan tandakan untuk disahkan. |
| Perkara tetap | Apa-apa yang sudah ditempah atau dijanjikan. | Tulis "Tiada setakat ini". |
| Bantuan yang diperlukan | Apa yang anda mahu dibuatkan, dan apa yang akan anda urus sendiri. | Tulis apa yang paling memakan masa anda. |
| Soalan terbuka | Perkara yang belum dapat anda jawab. | Senaraikannya. Ini bahagian yang paling berguna. |
Nyatakan apa yang bersifat tempatan dan apa yang tidak
Nyatakan bahagian mana yang bergantung pada kehadiran di bandar anda: lawatan venue, pembekal tempatan, langkah pihak berkuasa tempatan. Nyatakan juga siapa dalam pasukan atau organisasi tuan rumah anda yang boleh menguruskannya.
Jika anda mahu kami hadir pada hari acara, nyatakan. Ia boleh dipersetujui sebagai sebahagian daripada skop, dan perjalanan serta penginapan dikenakan caj apabila ia sebahagian daripada skop itu. Panduan skop perjalanan hari acara menerangkan perkara yang perlu dimuktamadkan.
Perkara yang perlu disahkan sebelum menghantar
- Adakah alamat venue dan pihak berkuasa tempatan betul? Minta alamat penuh daripada venue.
- Adakah tarikh anda bertembung dengan hujung minggu atau cuti negeri tuan rumah? Semak kalendar rasmi dan sahkan dengan venue. Penyemak tarikh bandar tuan rumah boleh merekodkan apa yang anda temui.
- Siapa dalam organisasi anda yang meluluskan bajet? Tanya orang yang boleh dihubungi di bahagian kewangan.
- Adakah apa-apa sudah dijanjikan, seperti tempahan sementara venue atau penaja? Tanya pengerusi atau setiausaha jawatankuasa.
- Siapa orang untuk dihubungi di bandar anda untuk lawatan dan penghantaran? Tanya pasukan anda atau venue.
Apa yang berlaku dengan taklimat itu
Taklimat ini memberi kami cukup maklumat untuk bertanya soalan seterusnya yang tepat. Anda boleh menghantarnya seperti sedia ada atau mengubahnya dahulu.
Jika anda belum menulis taklimat yang lebih lengkap, pembina taklimat acara membantu anda membinanya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Taklimat ringkas daripada persatuan di negeri lain
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pegawai Pendidikan mahu forum pembelajaran profesional sehari di sebuah bandar di negeri lain. Ia belum ada venue, mempunyai tempoh tarikh dua bulan, dan menjangka 150 hingga 250 peserta.
Setiausaha menyenaraikan bendahari sebagai orang yang meluluskan bajet dan menandakannya untuk disahkan. Tiada apa yang ditempah. Persatuan meminta bantuan membandingkan venue dan menetapkan garis masa, dan mencatat bahawa ia mahu ketua projek hadir pada hari acara.
Gunakan sendiri
Templat taklimat untuk acara di luar KL, Selangor dan Seremban
Salin ini ke dalam e-mel atau dokumen. Isi apa yang anda tahu dan tulis Belum diputuskan untuk selebihnya.
- Nama, jenis dan tujuan acara:
- Bandar dan negeri; venue dipilih atau bandar yang dipertimbangkan:
- Tarikh pilihan atau tempoh; tarikh yang dielakkan:
- Jangkaan peserta (julat):
- Siapa meluluskan aturcara / bajet / pembekal:
- Sudah ditempah atau dijanjikan:
- Bahagian yang bergantung pada kehadiran tempatan, dan siapa dalam pasukan anda boleh menguruskannya:
- Bantuan yang diperlukan (pek perancangan, ketua projek, semakan), dan sama ada kehadiran pada hari acara patut dipertimbangkan:
- Soalan terbuka, setiap satu dengan penanggungjawab dan tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda boleh mengisi taklimat dalam satu sesi dan jawatankuasa bersetuju tentang perkara asas.
- Anda sudah ada orang untuk dihubungi di bandar tuan rumah.
- Anda hanya perlukan sebut harga pembekal, bukan pelan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pasukan anda belum pernah mengendalikan acara di bandar ini dan tidak dapat menilai langkah tempatan.
- Keputusan dibuat oleh orang yang berada di tempat berbeza.
- Anda mahu skop, garis masa dan tanggungjawab ditulis sebelum mana-mana pembekal ditempah.
Mahu taklimat ditukar menjadi pelan?
Jika anda mahu kami mengambil taklimat anda dan menyediakan pelan, hantarkan melalui WhatsApp. Kami akan membalas dengan menjelaskan tahap sokongan yang sesuai. Event Blueprint menyatakan skop, garis masa, tanggungjawab dan keperluan pembekal untuk acara anda, dan disediakan dari jauh di mana sahaja acara anda berlangsung di Malaysia. Jika anda mahu kami menguruskan acara itu sendiri, nyatakan dalam taklimat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah saya ada pelan acara penuh sebelum bertanya?
Tidak. Taklimat satu muka surat dengan soalan terbuka sudah cukup untuk bermula. Tujuannya ialah meletakkan fakta utama di hadapan orang yang akan membantu.
Bagaimana jika saya belum ada venue?
Tulis bandar yang anda pertimbangkan dan apa yang penting dalam pilihan itu. Panduan perbandingan bandar boleh membantu anda memutuskan.
Di mana anda boleh menyediakan sokongan di lokasi?
Di mana-mana sahaja di Malaysia apabila acara anda memerlukannya, seperti dipersetujui dalam skop. Kami paling kerap bekerja di Kuala Lumpur, Selangor dan Seremban. Perjalanan dan penginapan dikenakan caj apabila ia sebahagian daripada skop yang dipersetujui. Lihat halaman liputan Malaysia.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.