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Hi, I'd like to discuss support for an upcoming event. Help needed: Not decided Event type: Not decided Event area: Not decided Date: Not decided Approx. attendees: Not decided Reference: EV-1104 / zh-hans Page: https://eventconsultant.com.my/zh/guides/malaysia-wide/planning-from-kl-head-office/
简要回答
在预订任何东西之前，先定下总部由谁批准什么、主办城市由谁执行。把两者写进同一份计划，并写明沟通渠道和您自己设定的回复期限。
审批清楚时，主办城市的场地和供应商只会从一个人那里得到一个答复。不清楚时，他们会从不同的人那里听到不同的说法。
差距出现在哪里
在主办城市，场地和供应商希望尽快得到答复。在总部，一个决定可能要经过经理、财务，有时还要经过委员会。
这种差距很正常。只有没人负责弥合它时，才会造成问题。
把工作分成三组
把每个决定归入下面其中一组。每一组的负责人和流程都不同。
| 分组 | 例子 | 通常由谁负责 |
|---|---|---|
| 总部决定 | 预算、议程、讲者、品牌、赞助商、合同签批。 | 活动负责人、财务、委员会。 |
| 主办城市的事实 | 场地允许什么、如何送货、本地供应商是谁、地方主管部门有什么要求。 | 场地、本地供应商、指定的本地联络人。 |
| 共同决定 | 场地布置、餐饮人数、活动当天的日程调整。 | 事先约定：谁决定、通知谁。 |
指定一个对外窗口
在总部指定一个人负责与场地和供应商沟通。其他人把意见交给此人，而不是直接联系场地。
告诉场地和供应商这个人是谁，以及此人不在时由谁代理。
核对主办城市的日历
各州的工作周和公共假期可能不同。不要假设主办城市与吉隆坡的休息日相同。
请向场地确认，并查阅州政府或地方主管部门公布的日历，核实主办州在您所选日期的周末与假期。主办城市日期核查器可以帮您记录查到的结果和来源。
谁在现场，待多久
尽早决定是否指定一位本地联络人负责活动前几天，以及活动当天谁在现场。写明每个人无需联系总部就能决定的事项。
如果我们的项目负责人要在活动当天前往现场，请提前约定抵达时间、现场时数和现场权限。活动当天出行范围指南说明了这些要点。出行与住宿属于已约定范围时，会另行收费。
需要为主办城市核实的事项
- 场地地址属于哪个地方主管部门？请场地提供完整地址，并查阅该主管部门的官方网站，因为有些地名跨越不止一个主管部门。
- 场地需要您在何时提供什么，才能确认布置、进出和送货？请场地以书面列出。
- 场地的日常联络人是谁，谁有权批准更改？请询问场地。
- 主办州的工作日与假期是否影响您的日期？请查官方日历，并向场地确认。
- 参会者和讲者是否清楚确切的抵达地点？请与场地及他们将使用的交通营运商确认。
- 总部的人联系不上时，由谁批准更改？请在团队内部约定并记录。
让计划保持最新
- 把计划分享给其中提到的每个人。
- 请每个人确认自己的那一行，或加以更正。
- 每周固定时间检查一次，人员有变动后也要检查。
- 把决定记在同一份决定记录里，让场地和总部看到相同的记录。
实例演示 · 虚构示例
吉隆坡总部在另一个城市举办会员论坛
机构与数字均为虚构，仅用来说明有用的细节程度。
Persatuan Fiktif Pengurus Logistik 总部设在吉隆坡，计划在另一个州的城市举办一天的会员论坛。
秘书是对场地的唯一窗口，超过委员会所设限额的开支由财务主管批准。一位住在主办城市的会员被指定为活动前一周的本地联络人。秘书写明本地联络人可以确认场地进出，但不能增加费用。
可直接使用
总部与主办城市的沟通与审批计划
把表格复制到文件中，每个决定填一行。尚未确定的事项写上“未决定”，并注明负责人和日期。
- 填写对主办城市的唯一窗口及代理人。
- 填写本地联络人，以及其可自行决定的事项。
- 列出每个决定、总部批准人和主办城市执行人。
- 为每项约定渠道：电邮、电话或群组。
- 为每项审批设定自己的回复期限，并写明批准人不在时由谁代理。
- 记录主办州周末与假期核查的来源和日期。
| 决定 | 总部批准人 | 主办城市执行人 | 渠道 | 我们设定的回复期限 | 不在时的代理人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 场地合同 | |||||
| 场地布置 | |||||
| 餐饮人数 | |||||
| 议程更改 | |||||
| 现场额外开支 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 总部有一个人有时间担任对主办城市的唯一窗口。
- 您已有一位信得过的本地联络人。
- 审批集中在两三个人手上，而且他们回复及时。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 审批要经过多个部门或委员会，没有人掌握全貌。
- 团队中没有人在主办城市办过活动。
- 您希望在预订任何东西之前，先有一份写好的计划和供应商要求。
希望有人帮您写好这份计划？
把主办城市、日期和目前的审批流程发给我们。我们会回复哪一级支持合适：是用活动蓝图写清活动的范围、时间表、职责分工和供应商要求，还是由我们带领策划并统筹您的供应商。策划支持覆盖全马来西亚，主办城市不会改变计划的写法。
主办方常见问题
我们需要在主办城市有人吗？
不一定，但场地需要有一位可以联系的指定人员，并有清楚的清单说明此人能决定什么。这个人可以是场地联络人、会员或供应商负责人，只要写下来即可。
如何避免向场地传达相互矛盾的信息？
所有指示都通过一个人发出，并用同一份记录保存已约定的内容。请场地以书面确认更改。
主办城市的工作周与吉隆坡相同吗？
不要假设相同。各州的周末与假期可能不同。请查阅您所选日期的官方日历，并向场地确认。
你们可以支持巴生谷以外的活动吗？
可以。策划支持覆盖全马来西亚，需要时我们会安排现场支持和出行，视档期、范围和议定费用而定。我们最常在吉隆坡、雪兰莪与芙蓉工作。出行与住宿属于已约定范围时会另行收费。详见马来西亚覆盖范围页面。
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