发送简短的活动需求
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消息预览
Hi, I'd like to discuss support for an upcoming event. Help needed: Not decided Event type: Not decided Event area: Not decided Date: Not decided Approx. attendees: Not decided Reference: EV-1141 / zh-hans Page: https://eventconsultant.com.my/zh/guides/malaysia-wide/coordinating-unfamiliar-local-suppliers/
简要回答
无法亲自到访时，书面文件就要代替握手。按书面范围逐一核查每家供应商，与活动当天到场的负责人直接交谈，并在活动前取得对方的书面回复。
接着按固定顺序做简报，让每家供应商听到同一份计划，并在活动前与场地方见面。远程协作的整体安排，请参阅全马来西亚活动概览。
远程工作改变了什么
在自己的城市，您也许凭口碑或过往活动认识供应商。到了外地就不行，也没办法顺道去看他们的作品。
所以核查要靠文件和视频通话来完成。前期多花一点功夫，后面可以少很多猜测。
聘用前的核查
只要供应商一出问题就会影响部分议程，都应该做这些核查。
- 先写好工作范围，并用招标文件完整性检查器检查，让每家供应商都按同一内容报价。
- 请对方写出活动当天到场的负责人姓名，并直接与这位负责人交谈，不要只和销售联系人沟通。
- 向两位近期办过类似活动的客户做背景查证，问他们哪些做得好，哪些想改进。
- 要求供应商做分包商披露。如果部分工作由另一家公司承接，您需要知道是谁。
- 按供应商的工作内容提出保险相关问题，并把回复存档。
- 问问场地是否认识这家供应商。场地团队通常知道哪些供应商在这里做过。
简报流程
每家供应商都按同样的顺序交代工作。这样计划保持一致，您也留有每家供应商同意内容的记录。
| 步骤 | 做什么 | 留存什么 |
|---|---|---|
| 1. 书面任务说明 | 发送工作范围、流程草稿和您已掌握的场地规定。 | 已发送的版本及日期。 |
| 2. 视频通话 | 与供应商的活动当天负责人逐项过一遍任务说明。 | 记录决定与待办事项的简短笔记。 |
| 3. 书面回复 | 供应商用自己的话重述范围、人员和联系方式。 | 该回复，与任务说明一同存档。 |
| 4. 引荐场地 | 让供应商与场地协调员对接进场、规定和送货事宜，参见装卸与送货时段。 | 议定的时段和场地的书面回复。 |
| 5. 中期检查 | 在您设定的日期开一次简短通话，确认没有变动。 | 更新后的笔记。 |
| 6. 最终确认 | 供应商提供活动当天的人员名单、抵达时间和联系电话，参见供应商确认证据。 | 该确认文件，并与场地和本地联络人共享。 |
| 7. 活动当天确认 | 供应商抵达时，简单通个电话或发个信息即可。 | 到场记录及任何变动。 |
只保留一条沟通渠道
供应商只收到一套指示时，工作最顺畅。请指定一位负责简报的人，并请场地和委员会把变动都通过这个人传达。
值得再看一眼的迹象
这些并不是指控，只是在聘用之前值得多问一个问题的理由。
- 没有指定活动当天的负责人。
- 报价只有总额，没有说明包含哪些内容。
- 拿不出类似活动的推荐人。
- 回复只是重复您的措辞，没有说明实际会带来什么。
- 从未联系过场地，也不认为有必要。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构论坛核查外州的三家供应商
虚构的组织与数字，仅作示例。
虚构的 Persatuan Fiktif Pengurus Pembelian 筹办一场约 120 位会员参加的一日论坛，需要视听供应商、餐饮承办商和报到团队，而秘书处从未合作过其中任何一家。
秘书请每家供应商写明活动当天的负责人，并提供两位推荐人。餐饮承办商的回复重述了菜单，却没写上出菜时间，秘书于是再问一次，并把更正后的回复存档。视听供应商被引荐给场地协调员，进场时段在最终简报前已获书面确认。
可直接使用
供应商核查与简报跟进表
为每家供应商复制一份检查清单，再随时更新跟进表。空白的格子就是尚未完成的事项。
- 供应商名称及其负责的议程部分：
- 已发送书面工作范围，注明日期：
- 已指定活动当天负责人，并已通过视频通话交谈：
- 已就类似活动取得两位推荐人的意见：
- 已披露分包商，或已确认没有：
- 已收到保险回复并存档：
- 已收到重述范围、人员和联系方式的书面回复：
- 已引荐给场地，进场与送货事宜已书面议定：
- 中期检查已完成：
- 已收到最终确认，并与场地和本地联络人共享：
- 活动当天的确认方式已议定：
| 供应商 | 活动当天负责人 | 推荐人 | 书面回复 | 已引荐给场地 | 最终确认 |
|---|---|---|---|---|---|
| 视听 | |||||
| 餐饮 | |||||
| 报到 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您只有两三家供应商，议程也比较简单。
- 委员会里有人有时间开视频会议并跟进。
- 场地已提供您需要的大部分服务。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 有很多供应商需要按同一份流程做简报，却没有人腾得出时间。
- 您的团队在另一个州，活动前无法与供应商见面。
- 回复格式各不相同，委员会看不清楚还有哪些事没完成。
想请人负责供应商任务说明吗？
把工作范围、活动日期和供应商名单发给我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明会怎样替您核查供应商并做简报：维护一份跟进表，收集书面回复，并汇报还有哪些事没完成。议定范围需要时，我们也会统筹各专业供应商，并在活动当天到场支持，视档期和费用而定；如果确实合适，也可以为您统筹整场活动。
主办方常见问题
应该要求几位推荐人？
先要求两位近期办过类似活动的客户即可。请他们说说哪些做得好，哪些想改进。
场地可以直接推荐供应商吗？
场地也许有合作名单，也能告诉您谁在这座建筑里工作过。可以把它当作参考之一，但仍要按您的工作范围核查供应商。
如果供应商不愿提供推荐人怎么办？
先问原因，再问还能出示什么，例如类似活动的书面工作范围。如果无法核查，关键任务不妨考虑换一家供应商。
每家供应商都要当面见一次吗？
不一定。与活动当天的负责人开视频通话，再加上书面回复，通常就够了。对关键供应商，可以约定在活动当天或更早当面见面。
相关资源
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