Menyelaraskan pembekal tempatan yang belum anda temui
Acara anda diadakan di bandar yang belum anda kenali, dan anda perlukan pembekal AV, katering dan pendaftaran.
Hantar ringkasan acara kepada kami
Setiap ruangan boleh dibiarkan sebagai Belum diputuskan. Anda menyemak mesej penuh sebelum WhatsApp dibuka.
Pratonton mesej
Hai, saya ingin berbincang tentang sokongan untuk acara yang akan datang. Bantuan diperlukan: Belum diputuskan Jenis acara: Belum diputuskan Kawasan acara: Belum diputuskan Tarikh: Belum diputuskan Anggaran peserta: Belum diputuskan Rujukan: EV-1141 / ms Halaman: https://eventconsultant.com.my/ms/guides/malaysia-wide/coordinating-unfamiliar-local-suppliers/
Jawapan ringkas
Apabila anda tidak dapat turun melawat sendiri, dokumen terpaksa mengambil tempat jabat tangan. Semak setiap pembekal berdasarkan skop bertulis, berbual dengan orang yang akan hadir di tapak, dan dapatkan jawapan mereka secara bertulis sebelum hari acara.
Kemudian beri taklimat mengikut urutan tetap supaya setiap pembekal mendengar pelan yang sama dan bertemu pihak venue sebelum acara. Lihat gambaran acara di seluruh Malaysia untuk melihat bagaimana kerja jarak jauh ini disusun.
Apa yang berubah apabila bekerja dari jauh
Di bandar sendiri, anda mungkin mengenali pembekal melalui reputasi atau acara lalu. Di bandar lain, anda tidak dapat singgah melihat hasil kerja mereka.
Maka semakan beralih kepada dokumen dan panggilan video. Usaha di awal ini mengurangkan banyak tekaan kemudian.
Semakan sebelum pelantikan
Jalankan semakan ini bagi setiap pembekal yang kegagalannya akan menghentikan sebahagian aturcara.
- Tulis skop dahulu dan uji dengan penyemak kelengkapan RFP, supaya setiap pembekal membida perkara yang sama.
- Minta nama orang yang akan hadir di tapak pada hari acara. Berbual dengan orang itu, bukan hanya dengan wakil jualan.
- Buat semakan rujukan daripada dua klien terkini untuk acara yang serupa. Tanya apa yang berjalan baik dan apa yang ingin mereka ubah.
- Minta pendedahan subkontraktor. Jika pembekal menggunakan syarikat lain untuk sebahagian kerja, anda perlu tahu siapa syarikat itu.
- Tanya soalan insurans yang sesuai dengan kerja pembekal, dan simpan jawapannya dalam fail.
- Tanya venue sama ada ia mengenali pembekal itu. Pasukan venue sering tahu siapa yang pernah bekerja di bangunan tersebut.
Urutan taklimat
Beri taklimat kepada setiap pembekal dalam urutan yang sama. Ini mengekalkan pelan yang konsisten dan memberi anda rekod tentang apa yang dipersetujui setiap pembekal.
| Langkah | Apa yang berlaku | Apa yang anda simpan |
|---|---|---|
| 1. Taklimat bertulis | Hantar skop, draf aliran acara dan peraturan venue yang ada pada anda. | Versi yang dihantar, beserta tarikh. |
| 2. Panggilan video | Bincangkan taklimat dengan ketua pembekal pada hari acara. | Nota ringkas tentang keputusan dan perkara terbuka. |
| 3. Jawapan bertulis | Pembekal menyatakan semula skop, nama dan cara menghubungi dengan ayat sendiri. | Jawapan itu, disimpan bersama taklimat. |
| 4. Perkenalan dengan venue | Hubungkan pembekal dengan penyelaras venue untuk akses, peraturan dan penghantaran. Lihat slot pemunggahan dan penghantaran. | Slot yang dipersetujui dan jawapan bertulis venue. |
| 5. Semakan pertengahan | Panggilan ringkas pada tarikh yang anda tetapkan, untuk mengesahkan tiada apa yang berubah. | Nota yang dikemas kini. |
| 6. Pengesahan akhir | Pembekal menghantar nama, waktu ketibaan dan nombor untuk dihubungi pada hari acara. Lihat bukti pengesahan pembekal. | Pengesahan itu, dikongsi dengan venue dan wakil tempatan. |
| 7. Semakan pada hari acara | Panggilan atau mesej ringkas apabila pembekal tiba. | Nota ketibaan dan sebarang perubahan. |
Kekalkan satu saluran komunikasi
Pembekal bekerja paling baik apabila mereka menerima satu set arahan. Namakan seorang yang memberi taklimat, dan minta venue serta jawatankuasa menghantar perubahan melalui orang itu.
Jika wakil tempatan dilantik, beritahu setiap pembekal siapa orangnya dan apa yang boleh diluluskannya. Pembahagian tanggungjawab menunjukkan bagaimana peranan ini bersambung.
Tanda yang patut diberi perhatian
Tanda ini bukan bukti masalah. Ia ialah sebab untuk bertanya satu lagi soalan sebelum anda melantik.
- Tiada sesiapa dinamakan untuk hari acara.
- Sebut harga yang memberi jumlah tetapi tidak menyatakan apa yang diliputi.
- Tiada rujukan daripada acara yang serupa.
- Jawapan yang mengulang ayat anda tanpa menyatakan apa yang sebenarnya akan dibawa.
- Pembekal yang tidak pernah menghubungi venue dan tidak nampak perlunya berbuat demikian.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah forum fiktif menyemak tiga pembekal di negeri lain
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Pembelian merancang forum sehari untuk kira-kira 120 ahli. Ia memerlukan pembekal audio visual, pengusaha katering dan pasukan pendaftaran, dan urus setia belum pernah menggunakan sesiapa daripada mereka.
Setiausaha meminta setiap pembekal menamakan ketua hari acara dan memberi dua rujukan. Jawapan pengusaha katering menyatakan semula menu tetapi tidak waktu hidangan, jadi setiausaha bertanya lagi dan menyimpan jawapan yang telah dibetulkan. Pembekal audio visual diperkenalkan kepada penyelaras venue, dan slot pemunggahan disahkan secara bertulis sebelum taklimat akhir.
Gunakan sendiri
Penjejak semakan dan taklimat pembekal
Salin senarai semak untuk setiap pembekal, kemudian kemas kini jadual pemantauan. Sel kosong bermaksud tindakan yang masih terbuka.
- Pembekal dan bahagian aturcara yang diliputinya:
- Skop bertulis dihantar, beserta tarikh:
- Ketua hari acara dinamakan dan telah dihubungi melalui panggilan video:
- Dua rujukan diambil daripada acara yang serupa:
- Subkontraktor didedahkan, atau disahkan tiada:
- Jawapan insurans diterima dan disimpan:
- Jawapan bertulis yang menyatakan semula skop, nama dan cara menghubungi:
- Diperkenalkan kepada venue, dengan akses dan penghantaran dipersetujui secara bertulis:
- Semakan pertengahan selesai:
- Pengesahan akhir diterima dan dikongsi dengan venue dan wakil tempatan:
- Semakan pada hari acara dipersetujui:
| Pembekal | Ketua hari acara | Rujukan | Jawapan bertulis | Diperkenalkan kepada venue | Pengesahan akhir |
|---|---|---|---|---|---|
| Audio visual | |||||
| Katering | |||||
| Pendaftaran |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda mempunyai dua atau tiga pembekal dan aturcara mudah.
- Ada ahli jawatankuasa yang berkelapangan untuk panggilan video dan susulan.
- Venue menyediakan kebanyakan keperluan anda.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal perlu diberi taklimat mengikut satu aliran acara, dan tiada sesiapa sempat.
- Pasukan anda berada di negeri lain dan tidak dapat bertemu pembekal sebelum acara.
- Jawapan sentiasa tiba dalam format berbeza dan jawatankuasa tidak dapat melihat apa yang masih terbuka.
Mahu seseorang mengendalikan taklimat pembekal?
Jika sukar menyemak dan memberi taklimat kepada pembekal dari jauh, kami boleh membantu. Kami menyimpan penjejak, mengumpulkan jawapan bertulis dan melaporkan apa yang masih terbuka. Sokongan di tapak juga boleh diatur apabila skop yang dipersetujui memerlukannya. Kongsi taklimat acara anda melalui WhatsApp; kami akan balas dengan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa rujukan yang patut diminta?
Dua klien terkini untuk acara yang serupa ialah permulaan yang munasabah. Tanya apa yang berjalan baik dan apa yang ingin mereka ubah.
Bolehkah venue mencadangkan pembekal yang patut digunakan?
Venue mungkin ada senarai pilihan dan boleh memberitahu siapa yang pernah bekerja di bangunan itu. Anggap ia satu input, dan tetap semak pembekal berdasarkan skop anda.
Bagaimana jika pembekal tidak mahu memberi rujukan?
Tanya sebabnya, dan tanya apa lagi yang boleh mereka tunjukkan, seperti skop bertulis untuk acara serupa. Jika anda tidak dapat menyemaknya, pertimbangkan pembekal lain untuk tugas yang kritikal.
Perlukah saya bertemu setiap pembekal secara bersemuka?
Tidak semestinya. Panggilan video dengan ketua hari acara dan jawapan bertulis selalunya memadai. Untuk pembekal yang kritikal, pertemuan bersemuka pada hari acara atau lebih awal boleh diatur.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.