Bina RFP acara untuk pembekal
Anda perlukan cadangan pembekal dan mahu meminta perkara yang sama, mengikut susunan yang sama, daripada setiap pembekal.
…
Jawapan ringkas
Masukkan organisasi dan ringkasan acara anda, aliran kerja yang anda mahu dibida, spesifikasi yang mesti dipenuhi pembekal, kriteria penilaian beserta wajaran, tarikh akhir penghantaran dan orang untuk dihubungi bagi soalan. Pembina ini menghasilkan dokumen permintaan cadangan yang tersusun, boleh disunting dan sedia dihantar.
Ia menggunakan apa yang anda berikan. Bahagian yang tiada dipaparkan sebagai Untuk dilengkapkan, nota kelengkapan menyenaraikan setiap kekurangan, dan wajaran yang tidak berjumlah 100 ditandakan. Nama pembekal dan harga datang daripada anda dan pembekal.
Apa yang dimasukkan
- Organisasi anda, nama acara dan ringkasan pendek: tujuan, khalayak, format, lokasi dan tarikh.
- Aliran kerja yang anda mahu cadangan untuknya, seperti venue, audio visual atau pendaftaran, beserta keperluan anda bagi setiap satu.
- Spesifikasi wajib, dikaitkan dengan aliran kerja atau disenaraikan sebagai keperluan umum.
- Kriteria penilaian dengan wajaran masing-masing, supaya jumlahnya 100.
- Tarikh akhir penghantaran dan orang untuk dihubungi bagi soalan pembekal.
Apa yang terkandung dalam dokumen
Tujuh bahagian: pengenalan, ringkasan acara, aliran kerja, spesifikasi wajib, kriteria penilaian, penghantaran dan soalan. Aliran kerja yang tiada spesifikasi wajib dinyatakan sedemikian, supaya kekurangan itu tidak tersorok.
Bahagian penghantaran meminta pembekal menyatakan yuran dan andaian mereka dalam cadangan sendiri. Dokumen ini tidak menetapkan harga.
Apa yang kekal pada anda
Alat ini tidak memilih pembekal, menganggar kos atau menetapkan kriteria; anda yang memutuskan. Ia juga tidak menyemak dokumen terhadap peraturan perolehan anda atau mana-mana undang-undang, jadi baca dokumen sepenuhnya sebelum dihantar.
Jumlah wajaran selain 100 ditandakan, tidak dibetulkan. Putuskan apa yang paling penting bagi anda dan laraskan wajaran sendiri.
Menggunakan keputusan
Salin dokumen ke templat anda sendiri dan hantar dengan tarikh akhir yang jelas. Jika anda masih menentukan apa yang hendak diminta, mulakan dengan pembina senarai semak projek acara untuk melihat kawasan skop yang anda perlukan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum ahli rekaan
Butiran rekaan, untuk menunjukkan bagaimana kekurangan dan wajaran dikendalikan.
Sebuah persatuan rekaan meminta cadangan bagi venue, audio visual dan pendaftaran. Ia menyenaraikan keperluan akses tanpa anak tangga untuk venue dan juruteknik di lokasi untuk audio visual, tetapi tiada apa-apa untuk pendaftaran. Dokumen memaparkan pendaftaran bersama catatan bahawa belum ada spesifikasi wajib dinyatakan.
Tiga kriterianya membawa 40, 35 dan 20, jumlah 95. Pembina menandakan jumlah itu dan dokumen menunjukkannya sebagai sepatutnya 100%, jadi persatuan membetulkannya sebelum menghantar.
Gunakan sendiri
Rangka RFP
Gunakan rangka ini untuk menyediakan permintaan tanpa alat, dan biarkan mana-mana bahagian yang belum diputuskan sebagai Untuk dilengkapkan.
| Bahagian | Apa yang ditulis | Siap |
|---|---|---|
| Pengenalan | Organisasi, nama acara dan tarikh acara anda | |
| Ringkasan acara | Tujuan, khalayak, format dan lokasi | |
| Aliran kerja yang diminta | Satu baris bagi setiap aliran kerja dan keperluan anda | |
| Spesifikasi wajib | Keperluan yang mesti dipenuhi pembekal, mengikut aliran kerja | |
| Kriteria penilaian | Setiap kriteria dan wajarannya, berjumlah 100 | |
| Penghantaran | Tarikh akhir dan cara menghantar | |
| Soalan | Orang untuk dihubungi bagi soalan pembekal |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda tahu apa yang diperlukan, ada senarai pembekal yang pendek dan pernah menulis permintaan seperti ini.
- Organisasi anda sudah ada templat RFP dan peraturan perolehan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa aliran kerja perlu dibandingkan dengan adil dan belum ada yang menulis spesifikasinya.
- Cadangan yang diterima sukar dibandingkan kerana setiap pembekal diminta perkara yang berlainan.
- Anda mahu skop, kriteria dan garis masa disusun sebelum pembekal dihubungi.
Mahu permintaan cadangan disediakan bersama anda?
Event Blueprint boleh menyusun skop, spesifikasi, kriteria penilaian dan garis masa anda, serta menyediakan RFP bersama anda supaya semua pembekal diminta perkara yang sama. Hantarkan ringkasan acara anda. Kami akan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skopnya. Anda yang memutuskan siapa dijemput dan siapa dipilih.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah pembina ini mencadangkan pembekal atau harga?
Tidak. Nama pembekal dan harga datang daripada anda dan pembekal. Dokumen meminta pembekal menyatakan yuran mereka sendiri dalam cadangan masing-masing.
Bagaimana jika wajaran saya tidak berjumlah 100?
Jumlah itu ditandakan dan ditunjukkan dalam dokumen sebagai perlu 100%. Pembina tidak mengubah nombor anda.
Apakah maksud Untuk dilengkapkan?
Ia menandakan bahagian yang belum anda isi. Ia sengaja kekal kelihatan supaya dokumen tidak dihantar seolah-olah sudah siap.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.