Pemeriksaan tapak jarak jauh bersama pasukan venue
Anda menyenarai pendek venue di negeri lain, dan tiada ahli jawatankuasa dapat melawat sebelum keputusan dibuat.
Hantar ringkasan acara kepada kami
Setiap ruangan boleh dibiarkan sebagai Belum diputuskan. Anda menyemak mesej penuh sebelum WhatsApp dibuka.
Pratonton mesej
Hai, saya ingin berbincang tentang sokongan untuk acara yang akan datang. Bantuan diperlukan: Belum diputuskan Jenis acara: Belum diputuskan Kawasan acara: Belum diputuskan Tarikh: Belum diputuskan Anggaran peserta: Belum diputuskan Rujukan: EV-1140 / ms Halaman: https://eventconsultant.com.my/ms/guides/malaysia-wide/remote-site-inspection/
Jawapan ringkas
Pemeriksaan jarak jauh berjalan baik apabila pasukan venue sendiri menyusuri laluan tetap melalui video, sementara anda mengikuti skrip bertulis. Setiap jawapan dicatat dalam log dan ditandakan sebagai dilihat, dinyatakan atau belum disahkan.
Video menunjukkan ruang itu. Kapasiti, keselamatan dan kebolehcapaian tetap menjadi soalan bertulis kepada venue. Pendekatan umum ada dalam gambaran perancangan seluruh Malaysia.
Bila pemeriksaan jarak jauh sudah memadai
Pemeriksaan jarak jauh sesuai untuk menyempitkan senarai pendek, atau untuk mengesahkan butiran selepas venue dipilih. Ia menjimatkan satu perjalanan apabila venue berada di negeri lain.
Untuk acara yang besar atau luar biasa, anda mungkin masih perlukan seseorang di dalam bilik itu kemudian. Wakil tempatan atau sokongan di tapak daripada kami boleh menampungnya, seperti yang dipersetujui.
Bersetuju dahulu dengan pihak venue tentang cara tinjauan dibuat
Pasukan venue paling kenal bangunan mereka. Minta mereka menjadi "mata" anda, dan sediakan apa yang mereka perlukan supaya tugas ini mudah.
- Tanya siapa yang akan memegang kamera. Penyelaras venue yang mengenali bangunan itu ialah pilihan terbaik.
- Minta panggilan video secara langsung supaya anda boleh bertanya semasa mereka berjalan. Minta rakaman juga jika venue membenarkan.
- Tanya sama ada rakaman dibenarkan di setiap kawasan, dan sama ada tetamu atau acara lain mungkin menghalang.
- Hantar skrip dan senarai dokumen yang anda perlukan lebih awal, seperti pelan lantai dan susun atur bilik.
- Pilih waktu yang hampir dengan waktu ruang itu akan digunakan untuk acara anda.
Ikuti laluan peserta, kemudian laluan pembekal
Mulakan di tempat menurunkan penumpang, kemudian ikut peserta ke dewan utama, bilik pecahan, kawasan rehat dan tandas. Selepas itu ikuti laluan pembekal: pintu penghantaran, lif barangan dan koridor ke dewan.
Minta tuan rumah berhenti di setiap titik dan tunjukkan dari dua sudut. Minta mereka tunjukkan apa-apa yang tetap, seperti tiang, siling rendah atau anak tangga.
Tandakan setiap jawapan mengikut cara anda mengetahuinya
Lawatan tapak hanya berguna jika kemudian anda dapat membezakan apa yang benar-benar anda tahu. Beri setiap catatan satu daripada empat label.
| Label | Maksudnya | Setakat mana boleh dipercayai |
|---|---|---|
| Dilihat dalam video | Tuan rumah menunjukkannya pada kamera dan anda melihatnya. | Baik untuk perkara yang boleh dilihat. Bukan bukti ukuran. |
| Dinyatakan secara bertulis | Venue mengesahkannya melalui e-mel atau dokumen bertandatangan. | Paling kukuh. Simpan dokumen itu bersama log. |
| Dimaklumkan dalam panggilan | Seseorang menyebutnya, tetapi tiada rekod bertulis. | Minta venue mengesahkannya secara bertulis. |
| Belum disahkan | Soalan masih terbuka. | Tetapkan penanggungjawab dan tarikh. |
Apa yang tidak dapat diberitahu oleh video
Sesetengah soalan memerlukan jawapan bertulis daripada venue atau pihak berkuasa yang berkaitan. Masukkannya dalam log sebagai perkara terbuka.
- Kapasiti bilik untuk susun atur anda. Minta venue mengesahkannya secara bertulis, seperti dalam pengesahan kapasiti venue.
- Keselamatan dan kebolehcapaian. Perkara ini perlu disahkan oleh pihak yang berkelayakan, jadi gunakan senarai soalan dalam pemeriksaan kebolehcapaian dan jangan menilai sendiri berdasarkan skrin.
- Bunyi bising dari sebelah. Video senyap tidak menunjukkan apa-apa, jadi lihat bunyi bising dan aktiviti sekitar.
- Prestasi internet. Hantar keperluan anda kepada venue, seperti dalam keperluan internet.
- Permit atau kelulusan untuk acara anda. Tanya venue dan pihak berkuasa tempatan apa yang terpakai.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan fiktif memeriksa venue melalui panggilan hari Khamis
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Jurutera Bahan sedang mempertimbangkan seminar dua hari untuk kira-kira 180 peserta di sebuah ibu negeri. Tiada ahli jawatankuasa yang dapat bertolak sebelum majlis bermesyuarat.
Setiausaha menghantar skrip seminggu lebih awal dan meminta penyelaras venue memegang kamera. Semasa panggilan, laluan pemunggahan dilihat dalam video, susun atur bilik hanya dimaklumkan secara lisan, dan kapasiti gaya bilik darjah belum disahkan. Log menunjukkan tiga label itu, dengan venue yang dinamakan sebagai penanggungjawab dua perkara terakhir.
Gunakan sendiri
Skrip tinjauan video dan log bukti
Hantar skrip kepada venue sebelum panggilan. Kemudian salin log ke dalam hamparan, atau gunakan log bukti lawatan tapak venue, dan isi satu baris bagi setiap titik.
- Titik 1, tempat menurunkan penumpang: tunjukkan tempat kereta, teksi atau bas berhenti dan laluan ke pintu masuk.
- Titik 2, pintu masuk dan kawasan pendaftaran: tunjukkan pintu, lantai dan ruang untuk meja.
- Titik 3, dewan utama dari belakang, kemudian dari hadapan: tunjukkan siling, tiang, kawasan pentas dan pintu keluar seperti yang bertanda.
- Titik 4, bilik pecahan: tunjukkan setiap bilik dan pintunya.
- Titik 5, kawasan rehat dan katering: tunjukkan tempat makanan dihidang serta tempat ia disediakan atau dihantar.
- Titik 6, tandas dan surau: tunjukkan cara ke sana dari dewan utama.
- Titik 7, laluan pemunggahan: tunjukkan pintu penghantaran, lif barangan dan koridor ke dewan.
- Titik 8, kawasan penceramah dan kru: tunjukkan tempat penceramah menunggu dan tempat kru boleh bekerja.
- Penutup: senaraikan dokumen yang akan dihantar venue secara bertulis, dan tarikhnya.
| Titik atau soalan | Apa yang ditunjukkan atau dinyatakan | Label | Dokumen atau rakaman | Penanggungjawab dan tarikh tutup |
|---|---|---|---|---|
| Laluan pemunggahan | ||||
| Susun atur dewan utama | ||||
| Kapasiti untuk susun atur kami |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Venue mempunyai penyelaras yang sudi memegang kamera.
- Anda sedang menyempitkan senarai pendek dan belum menandatangani kontrak.
- Pasukan anda boleh mengisi log dan menyusuli perkara yang terbuka.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa venue di negeri berbeza perlu dibandingkan menggunakan satu set kriteria.
- Log terus bertambah perkara terbuka dan tiada sesiapa sempat menutupnya.
- Anda perlukan bukti itu dijadikan keperluan venue dan pek serahan.
Mahu bukti itu dijadikan pelan?
Jika anda mahu seseorang menukar tinjauan itu kepada keperluan venue dan set dokumen, hantarkan log anda seadanya melalui WhatsApp, termasuk baris yang masih terbuka. Kami akan membalas dengan menjelaskan sama ada Event Blueprint sesuai dan apa yang akan diliputi. Ia disediakan secara jarak jauh, di mana pun venue anda di Malaysia.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah venue merakam tinjauan itu?
Rakaman berguna supaya jawatankuasa dapat menontonnya kemudian. Tanya venue terlebih dahulu kerana sesetengah kawasan mungkin tidak boleh dirakam.
Bolehkah kami bergantung pada apa yang dikatakan penyelaras venue dalam panggilan?
Anggap ia sebagai petunjuk, bukan rekod. Tandakan sebagai dimaklumkan dalam panggilan dan minta perkara yang sama secara bertulis.
Adakah pemeriksaan jarak jauh menggantikan lawatan?
Untuk kebanyakan acara ia mencukupi. Untuk acara yang besar atau kompleks, tambah lawatan oleh wakil tempatan atau sokongan di tapak daripada kami, seperti yang dipersetujui dalam skop.
Siapa yang patut memegang log?
Seorang sahaja, biasanya ketua projek atau urus setia. Satu log mengelakkan dua versi bagi jawapan yang sama.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.