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Hi, I'd like to discuss support for an upcoming event. Help needed: Not decided Event type: Not decided Event area: Not decided Date: Not decided Approx. attendees: Not decided Reference: EV-1144 / zh-hans Page: https://eventconsultant.com.my/zh/guides/malaysia-wide/budgeting-team-travel/
简要回答
差旅预算最好列成逐项清单，每一项都有负责人和数字来源。先把所有项目列出来，再用真实报价填入金额。下面提供项目清单；价格以您自己的供应商报价为准。
在谈任何数字之前，先确定一件事：项目负责人的差旅和住宿是否属于议定范围？如果是，这部分需要另行收费，因此要单独列一项。活动当天差旅范围规划器可以帮您做这个决定。
先确定谁出行、出行几天
差旅预算跟着人和天数走。写下谁必须在举办城市、哪几天、为什么。
把活动日、路途日和筹备日分开列。每一种都可能产生各自的费用。
预算应包含的项目
您可以把下表当作自己的项目清单。右边一栏说明数字应该从哪里取得。
| 项目 | 涵盖内容 | 数字来源 |
|---|---|---|
| 前往举办城市的交通 | 每位出行者往返的机票、火车、巴士，或油费与过路费。 | 旅行社或营运方的报价或订单。 |
| 当地交通 | 机场或车站接送，以及酒店与场地之间的往返。 | 酒店、场地或当地交通供应商。 |
| 住宿 | 房间数和晚数，必要时包括筹备前一晚。 | 酒店的书面报价。 |
| 餐饮与津贴 | 活动未提供的餐食，以及贵机构支付的每日津贴。 | 贵机构自己的政策。 |
| 器材与物料 | 超重行李、快递箱件、印刷品、回程运送。 | 快递公司或航空公司的报价。 |
| 变更与取消 | 日期或人数变动时可能产生的费用。 | 每份报价上的条款。 |
| 应急预留 | 为目前无法定价的项目预留的金额。 | 由负责审批的财务人员决定金额。 |
谁向谁询价
每个供应商都被问同样的问题，报价才容易比较。请每一家都以书面回复。
住宿方面，要问报价包含什么、变更和取消条款是什么，以及哪些事项须在什么日期前确认。交通方面，除了票价，也要问行李和器材的限制。
自己团队的差旅与项目负责人的差旅要分开
您的员工、讲者和外聘项目负责人，可能由不同的预算支付。请为每一组单独设一组项目。
外聘项目负责人于活动当天出行时，要以书面约定谁订票、谁付款、收取哪些费用。差旅与住宿应如何约定列出了需要涵盖的要点。
常使差旅预算变动的情况
- 只预算了票价，当地交通、餐饮和行李后来才出现。
- 日期是假设的，之后改了，最初的报价就不再适用。
- 预算里只写了一个总数，没有注明涵盖哪些行程。
- 没有指定谁来批准多住一晚。
- 举办城市还没选定就编预算。如果城市仍未定，请先看如何选择举办城市。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会如何列出差旅项目
虚构的组织和数字，仅作说明。金额特意不列出。
虚构的控制工程师协会（Persatuan Fiktif Jurutera Kawalan）要在离总部较远的一个州首府举办为期两天的会员论坛。三名员工出行，另有一名外聘项目负责人。
秘书为四位出行者列出项目：员工三晚，项目负责人两晚。她向两家酒店索取书面报价，并向一家旅行社询问票价。每一项都注明来源，以及数字必须确认的日期，应急预留一项先留空，等财务主管定下金额。
可直接使用
差旅预算项目清单
请复制到电子表格中。金额只根据您手上的报价填写，尚未确定的请标明。
- 举办城市与活动日期：
- 出行者（姓名或职务）及各自必须到场的日期：
- 外聘项目负责人的差旅与住宿是否属于范围？是、否或未决定：
- 前往举办城市的往返交通，每位出行者：金额、来源、确认日期：
- 当地交通（接送、酒店往返场地）：金额、来源：
- 住宿：房间数、晚数、金额、报价编号、变更条款：
- 餐饮与津贴：采用的政策、金额：
- 器材、物料与回程运送：金额、来源：
- 需要留意的变更与取消费用：
- 应急预留金额及动用的审批人：
- 总额，以及何时由谁批准：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 出行的人不多，目的地团队也熟悉。
- 贵机构已有差旅政策和核准的供应商。
- 财务部门只需要一趟指定行程的简单总额。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多名出行者、讲者和供应商要前往团队从未合作过的城市。
- 财务部门要求每一项都与范围对应，才会批准。
- 没有人有时间收集并比较报价。
想把差旅项目纳入整体计划？
把举办城市、日期，以及哪些人需要出行告诉我们。我们会回复哪一级支持合适，并说明活动蓝图会怎样把差旅与住宿项目放进完整的计划，涵盖范围、时间表、职责分工和预算结构。无论活动在马来西亚哪个地方，都可以远程与您一起完成；议定范围需要时，我们团队的差旅也可以安排。
主办方常见问题
差旅要花多少钱？
价格以您自己的供应商报价为准。费用取决于日期、举办城市和您选择的供应商。请收集书面报价，再填入上面的各个项目。
应急预留应该按百分比设定吗？
这由负责审批的财务人员决定。有指定审批人的一笔预留金额，比没有说明的数字更容易获得认可。
项目负责人的差旅与住宿什么时候收费？
属于议定范围时另行收费。请尽早确定，预算才有这一项。
活动前一晚需要列一项吗？
如果有人需要提前到场筹备或早起开始，就加上这一项。请向场地确认可以几时进场布置。
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