Pelan ketibaan hari acara untuk ketua projek dari luar
Ketua projek anda bertolak ke acara, jadi rancang untuk ketibaan yang lewat atau tidak jadi.
Hantar ringkasan acara kepada kami
Setiap ruangan boleh dibiarkan sebagai Belum diputuskan. Anda menyemak mesej penuh sebelum WhatsApp dibuka.
Pratonton mesej
Hai, saya ingin berbincang tentang sokongan untuk acara yang akan datang. Bantuan diperlukan: Belum diputuskan Jenis acara: Belum diputuskan Kawasan acara: Belum diputuskan Tarikh: Belum diputuskan Anggaran peserta: Belum diputuskan Rujukan: EV-1143 / ms Halaman: https://eventconsultant.com.my/ms/guides/malaysia-wide/event-day-arrival-plan/
Jawapan ringkas
Rancang ketibaan sebagai garis masa dengan titik serah tugas yang tetap, dan rancang juga tempoh kekosongan. Ketua projek yang datang dari luar boleh sahaja tertangguh, jadi seseorang di tapak perlu tahu apa yang boleh diputuskannya sehingga ketua projek tiba.
Pelan ini mempunyai tiga bahagian: garis masa ketibaan dan serah tugas, pelan sandaran bagi setiap tahap kelewatan, dan jadual keputusan yang ringkas. Keputusan pertama ialah sama ada perjalanan hari acara termasuk dalam skop; perancang skop perjalanan hari acara membantu anda menetapkannya.
Tentukan tujuan ketua projek bertolak
Tulis sebab ketua projek berada di tapak: untuk membuka acara, mengurus dewan utama, bertemu pihak venue atau menyerahkan tugas di penghujung. Sebab itu menentukan bila dia perlu tiba.
Jika acara dibuka awal pagi, pertimbangkan untuk tiba sehari sebelumnya. Itu satu keputusan tentang skop, dan kos perjalanan serta penginapan dikenakan apabila ia termasuk dalam skop yang dipersetujui. Pendekatan lebih luas ada dalam perjalanan ketua projek pada hari acara.
Susun garis masa ke belakang bermula dari waktu pintu dibuka
Tetapkan waktu pintu dibuka, kemudian kira ke belakang. Gunakan blok masa yang telah dipersetujui dengan venue dan pembekal, bukan anggaran tentang perjalanan.
Jangan letakkan masa perjalanan dalam pelan kecuali orang yang bertolak itu sendiri telah menyemaknya dengan pengendali. Dapatkan jadual terkini daripada syarikat penerbangan, pengendali kereta api atau syarikat bas dan simpan salinannya.
| Langkah | Siapa | Apa yang mesti benar | Serah tugas |
|---|---|---|---|
| Perjalanan disahkan | Ketua projek | Butiran tempahan dihantar kepada jawatankuasa dan wakil tempatan. | Jadual perjalanan dikongsi. |
| Tiba di bandar tuan rumah | Ketua projek | Nombor telefon venue dan wakil tempatan ada di tangan. | Mesej kepada wakil tempatan semasa tiba. |
| Pertemuan dengan penyelaras venue | Ketua projek, venue | Dewan, akses dan laluan kecemasan diterangkan oleh venue. | Orang untuk dihubungi di venue disahkan. |
| Semakan ketibaan pembekal | Ketua projek, wakil tempatan | Setiap pembekal berada di tapak, atau masa baharu dipersetujui. | Senarai pembekal dikemas kini. |
| Raptai pembukaan | Ketua projek, pengacara, AV | Tiga puluh minit pertama aturcara disemak langkah demi langkah. | Aliran acara disahkan. |
| Pintu dibuka | Semua | Pendaftaran bersedia dan jadual keputusan diketahui. | Ketua projek mengambil alih seperti dipersetujui. |
| Penutup dan serahan semula | Ketua projek, venue | Barang dipulangkan, baki invois dan isu dicatat. | Nota serah tugas kepada jawatankuasa. |
Pelan sandaran bagi setiap tahap kelewatan
Sepakati pelan sandaran sebelum ketua projek bertolak. Tiga tahap kelewatan meliputi kebanyakan keadaan.
- Ketua projek lewat tetapi akan tiba sebelum pintu dibuka: buat panggilan ringkas dengan wakil tempatan, serahkan semakan pembekal kepada wakil itu, dan alihkan raptai jika perlu.
- Ketua projek akan tiba selepas pintu dibuka: wakil tempatan dan pembuat keputusan di tapak yang dinamakan mengendalikan pembukaan berdasarkan aliran acara yang telah disahkan, dan ketua projek menyertai melalui telefon sehingga tiba.
- Ketua projek tidak dapat tiba: ketua projek mengendalikan acara dari jauh melalui telefon atau video, dan pembuat keputusan di tapak bertindak mengikut nasihatnya. Maklumkan jawatankuasa awal-awal, dan gunakan semakan kesediaan sandaran.
Siapa memutuskan sehingga ketua projek tiba
Apabila ada kelewatan, akan ada ruang kosong dalam membuat keputusan. Namakan siapa yang mengisinya, dan tulis dalam aliran acara.
| Keputusan | Siapa memutuskan semasa ketua projek tiada | Cara ketua projek dimaklumkan |
|---|---|---|
| Waktu mula aturcara | Orang yang dinamakan penganjur untuk meluluskan | Panggilan atau mesej |
| Masalah pembekal | Wakil tempatan, dengan bantuan venue | Mesej beserta gambar |
| Perubahan pada dewan | Penyelaras venue dan orang yang meluluskan | Panggilan pada waktu rehat berikutnya |
| Apa-apa yang menjejaskan keselamatan | Prosedur venue dan perkhidmatan kecemasan diutamakan | Panggilan sebaik sahaja selamat |
Maklumkan pelan itu sebelum hari acara
Kongsi garis masa dan pelan sandaran dengan jawatankuasa, venue dan wakil tempatan. Dengan itu semua orang tahu apa maksud kelewatan, dan tiada sesiapa perlu meneka pada hari acara.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah persatuan fiktif merancang untuk ketua projek yang lewat
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Perunding Pengurusan mengadakan forum separuh hari untuk kira-kira 140 ahli, dibuka pada pukul sembilan pagi. Ketua projek merancang tiba sehari sebelumnya, dengan perjalanan dan penginapan dipersetujui dalam skop.
Kelewatan penerbangan menganjakkan ketibaan ketua projek ke lewat malam. Mengikut pelan sandaran, wakil tempatan bertemu pembekal pertama, penyelaras venue menyemak pembukaan bersama pengacara, dan ketua projek menyertai raptai akhir melalui telefon. Nota serah tugas merekodkan setiap langkah.
Gunakan sendiri
Garis masa ketibaan dan serah tugas dengan pelan sandaran
Salin baris ini ke dalam dokumen dan isi masa serta nama anda sendiri. Kongsi dengan jawatankuasa, venue dan wakil tempatan.
- Pintu dibuka pada (masa) pada (tarikh):
- Sebab ketua projek berada di tapak, dalam satu ayat:
- Perjalanan dan penginapan dalam skop? Ya, tidak atau belum diputuskan:
- Ketibaan yang dirancang di bandar tuan rumah (tarikh dan masa), dan siapa yang menyemak jadual:
- Nama dan nombor telefon penyelaras venue:
- Nama dan nombor telefon wakil tempatan:
- Pembuat keputusan di tapak yang dinamakan:
- Semakan ketibaan pembekal: masa dan penanggungjawab:
- Raptai pembukaan: masa dan penanggungjawab:
- Sandaran 1, lewat tetapi sebelum pintu dibuka: siapa buat apa:
- Sandaran 2, selepas pintu dibuka: siapa mengendalikan pembukaan dan cara ketua projek menyertai:
- Sandaran 3, ketua projek tidak dapat tiba: siapa bertindak di tapak dan cara nasihat diberi:
- Siapa memaklumkan jawatankuasa jika perjalanan berubah:
- Nota serah tugas selepas acara: penanggungjawab dan tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda sendiri akan berada di tapak dan seorang individu boleh mengetuai pembukaan.
- Venue menyediakan penyelaras yang mengendalikan dewan pada hari itu.
- Aturcara pendek dan pembekal tidak ramai.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pasukan anda berada di negeri lain dan tiada sesiapa di tapak yang boleh mengetuai acara.
- Beberapa pembekal perlu disemak berdasarkan satu aliran acara.
- Anda mahu ketua projek dengan pelan sandaran bertulis, bukannya pelan yang bergantung pada seorang sahaja untuk tiba tepat pada masanya.
Mahu pelan ketibaan ditulis bersama anda?
Jika anda mahu bantuan menyediakan garis masa, memuktamadkan pelan sandaran dan hadir pada hari acara, kami boleh membantu. Hantarkan tarikh acara, bandar tuan rumah dan siapa yang berada di tapak. Kami akan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skopnya. Kehadiran di tapak boleh diatur di mana-mana di Malaysia, seperti dipersetujui dalam skop.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah ketua projek tiba sehari sebelumnya?
Untuk pembukaan awal pagi, ia wajar dipertimbangkan. Ia keputusan tentang skop, dan kos perjalanan serta penginapan dikenakan apabila termasuk dalam skop yang dipersetujui.
Bagaimana jika tiada wakil tempatan?
Anggap ia tindakan yang masih terbuka. Namakan seseorang di tapak yang boleh bertindak, atau tanya penyelaras venue apa yang boleh dipikulnya secara bertulis. Lihat melantik wakil tempatan.
Siapa yang patut menyimpan butiran tempahan?
Ketua projek menyimpan tempahan dan berkongsi jadual perjalanan dengan jawatankuasa dan wakil tempatan.
Bagaimana kami tahu pelan sandaran akan berkesan?
Semak setiap tahap bersama orang yang dinamakan, dalam panggilan ringkas sebelum hari acara. Jika ada yang tidak jelas, ubah pelan itu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.