Raptai jarak jauh dan semakan aliran acara
Pasukan, penceramah dan venue anda berjauhan, dan semua orang patut mendengar keseluruhan acara sekali lebih awal.
Hantar ringkasan acara kepada kami
Setiap ruangan boleh dibiarkan sebagai Belum diputuskan. Anda menyemak mesej penuh sebelum WhatsApp dibuka.
Pratonton mesej
Hai, saya ingin berbincang tentang sokongan untuk acara yang akan datang. Bantuan diperlukan: Belum diputuskan Jenis acara: Belum diputuskan Kawasan acara: Belum diputuskan Tarikh: Belum diputuskan Anggaran peserta: Belum diputuskan Rujukan: EV-1148 / ms Halaman: https://eventconsultant.com.my/ms/guides/malaysia-wide/remote-rehearsal/
Jawapan ringkas
Semakan jarak jauh ialah sesi membaca aliran acara dengan kuat, isyarat demi isyarat, bersama semua yang mempunyai peranan dalam satu panggilan. Setiap orang menyatakan apa yang akan dilakukan dan apa yang diperlukan. Anda mencatat apa yang belum jelas, dan setiap peranan memberi kelulusan.
Ia ialah raptai untuk keputusan dan serahan tugas. Semakan teknikal di venue masih diperlukan, jadi sepakati siapa yang akan melakukannya di lokasi.
Apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh semakan jarak jauh
Panggilan boleh menguji sama ada aliran acara jelas, lengkap dan dipersetujui. Ia boleh menunjukkan jurang tentang siapa membuat apa, dan bila.
Hanya semakan teknikal di lokasi membuktikan pentas, audio dan skrin berfungsi. Anggap semakan teknikal di lokasi sebagai langkah berasingan, dan tanya venue atau pembekal AV apa yang akan diuji dan bila.
Siapa yang perlu menyertai panggilan
- Penanggungjawab acara, yang membuat keputusan.
- Orang yang memberi isyarat pada hari acara.
- Penyelaras acara venue.
- Pembekal AV dan pembekal lain yang bertindak atas isyarat.
- Penghubung penceramah atau penceramah sendiri untuk sesi masing-masing.
- Wakil tempatan yang dinamakan jika tiada sesiapa daripada pasukan anda berada di lokasi. Lihat melantik wakil tempatan.
Agenda semakan
Kongsi aliran acara sebelum panggilan. Gunakan agenda di bawah dan ikutinya. Lampirkan pada aliran acara induk anda.
| Langkah | Apa yang berlaku | Hasil |
|---|---|---|
| 1. Peranan | Setiap orang menyatakan peranannya dan daripada siapa dia menerima arahan. | Senarai tanggungjawab yang disahkan. Pembina matriks tanggungjawab boleh membantu. |
| 2. Ketibaan dan persediaan | Semak penghantaran, pemunggahan masuk, susun atur bilik dan isyarat pertama. | Pembetulan pada pelan ketibaan. |
| 3. Aturcara, isyarat demi isyarat | Baca setiap isyarat dengan kuat bersama masanya, orang yang bertanggungjawab dan tindakan seterusnya. | Aliran acara yang telah ditandakan. |
| 4. Serahan tugas | Semak setiap titik apabila satu orang menyerahkan kepada orang lain. | Penanggungjawab serahan yang dinamakan. |
| 5. Bagaimana jika | Pilih tiga masalah yang mungkin berlaku dan tanya siapa yang memutuskan serta bagaimana semua orang dimaklumkan. | Senarai masalah ringkas dengan penanggungjawab. |
| 6. Penutup dan kelulusan | Setiap peranan mengesahkan bahawa ia bersedia atau menyatakan apa yang masih diperlukan. | Senarai kelulusan dengan tarikh. |
Menjalankannya dengan baik
- Hantar aliran acara dan agenda sebelum panggilan.
- Hadkan panggilan kepada orang yang mempunyai isyarat. Yang lain boleh membaca nota.
- Baca isyarat dengan kuat mengikut turutan. Jangan langkau bahagian yang senyap.
- Minta seseorang mencatat setiap soalan dan perubahan sebaik sahaja ia timbul.
- Hantar aliran acara yang dikemas kini dan senarai kelulusan selepas itu.
Selepas semakan
Keluarkan versi bernombor yang baharu bagi aliran acara. Minta setiap peranan mengesahkannya.
Gunakan raptai di lokasi venue untuk apa yang tidak dapat diuji melalui panggilan. Lihat kelulusan raptai akhir dan jadual raptai. Untuk susunan yang lebih luas merentas negeri, lihat sokongan perancangan di seluruh Malaysia.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum fiktif menyemak aturcaranya
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah badan profesional fiktif mengadakan forum dua hari di negeri lain. Penganjur, pembekal AV, penyelaras venue dan dua pengerusi sesi berada di empat tempat.
Dalam semakan itu, pembekal AV bertanya siapa yang memberi isyarat untuk memulakan video pertama. Belum ada sesiapa dinamakan. Penganjur menamakan pengurus pentas, mencatatnya dalam aliran acara dan pembekal AV mengesahkan. Pada akhir sesi, setiap peranan memberi kelulusan melalui e-mel, dan penyelaras venue menyenaraikan dua perkara untuk semakan di lokasi.
Gunakan sendiri
Agenda semakan dan senarai kelulusan
Salin ini ke dokumen. Gunakan bahagian pertama untuk menjalankan panggilan dan bahagian kedua untuk merekodkan kelulusan.
- Tarikh panggilan dan versi aliran acara yang disemak:
- Peserta mengikut peranan (penanggungjawab acara, pemberi isyarat, penyelaras venue, AV, pembekal, penghubung penceramah, wakil tempatan):
- Senarai tanggungjawab yang disahkan oleh setiap peranan:
- Ketibaan, pemunggahan masuk dan persediaan: pembetulan yang dibuat:
- Bacaan isyarat demi isyarat: perubahan yang ditandakan dalam aliran acara:
- Titik serahan tugas dan penanggungjawab setiap satu:
- Tiga masalah yang mungkin berlaku, siapa memutuskan, dan bagaimana semua dimaklumkan:
- Perkara yang tidak dapat diuji melalui panggilan, dan siapa menyemaknya di lokasi:
- Kelulusan, satu baris untuk setiap peranan: nama, bersedia atau memerlukan, tarikh:
- Versi baharu aliran acara dikeluarkan, dengan tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Aturcara mudah dan pasukan pernah menjalankannya.
- Semua yang mempunyai isyarat boleh menyertai satu panggilan.
- Venue mempunyai penyelaras yang hadir dan mencatat nota.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penceramah, pembekal dan bilik perlu diselaraskan di tempat yang tidak dapat anda lawati.
- Tiada sesiapa dalam pasukan anda yang boleh mengetuai semakan dan menulis perubahan sekali gus.
- Anda mahu seseorang mempengerusikan panggilan dan memegang senarai kelulusan.
Mahu seseorang mengetuai semakan ini?
Jika anda mahu kami mempengerusikan semakan, merekodkan perubahan dan memegang senarai kelulusan, kami boleh membantu. Hantarkan aliran acara anda, walaupun masih draf. Kami akan menerangkan tahap sokongan yang sesuai dan apa yang akan diliputi skopnya. Sokongan di lokasi untuk acara itu sendiri boleh diatur apabila skop memerlukannya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah raptai jarak jauh menggantikan kehadiran di venue?
Tidak. Ia menguji sama ada pelan jelas dan dipersetujui. Bunyi, skrin dan pentas memerlukan semakan di lokasi oleh pihak yang bertanggungjawab.
Siapa yang patut mempengerusikan panggilan?
Orang yang akan memberi isyarat pada hari acara, atau ketua projek jika ada yang dilantik. Seorang pengerusi memastikan panggilan mengikut agenda.
Berapa kali semakan diperlukan?
Satu semakan penuh ialah permulaan yang baik. Tambah satu yang lebih pendek jika aliran acara banyak berubah selepas itu.
Bagaimana jika pembekal tidak dapat menyertai?
Hantar aliran acara kepada mereka dan minta pengesahan bertulis bagi isyarat mereka. Namakan seseorang yang boleh menjawab bagi pihak mereka dalam panggilan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Ditulis oleh pasukan EventConsultant mengikut peraturan editorial kami. Sumber disenaraikan pada halaman yang menggunakannya.